¿Qué es y para qué sirve la hiperautomatización?

La hiperautomatización funciona principalmente para eliminar las operaciones manuales repetitivas, lo que hace que la empresa sea mucho más ágil y precisamente mejore sus procesos. Conozca aquí todo lo que debe saber de ella y lo beneficiosa que resulta al implementarla en su compañía.

La automatización de procesos se ha convertido en una de las tendencias tecnológicas más fuertes en las empresas modernas. En la constante búsqueda para maximizar la productividad, minimizar los costos y operar con una alta eficiencia, la tecnología se ha convertido en el mejor aliado de los negocios. 

 

Asociado a ello, seguramente ha escuchado el término de hiperautomatización y se preguntará cómo funciona, porque la definición en muchas ocasiones, no es del todo clara y suele confundirse con RPA (Robotic Process Automation). Por esta razón, hoy nos centraremos en definir el término, mencionar los beneficios y los pasos para implementarla.  

¿Qué es la hiperautomatización?

 

Es el uso de la tecnología de automatización a escala en cada uno de los procesos de una organización, eliminando las operaciones manuales repetitivas. La hiperautomatización utiliza la inteligencia artificial, la minería de tareas y procesos (business process mining), y la robotización (RPA) para transformar la forma en la que opera un negocio. 

 

El objetivo de la hiperautomatización no solo es ahorrar costos, impulsar la productividad y aumentar la eficiencia, sino también capitalizar los datos recolectados y generados por los procesos digitalizados.  

 

Beneficios 

 

La hiperautomatización le brinda a las organizaciones los siguientes beneficios: 

 

• Aumenta la eficiencia general de la organización al incrementar la eficiencia de cada uno de los procesos. 

 

• Optimiza el flujo de trabajo al asegurar que las tareas repetitivas se desarrollen consistentemente. 

 

• Reduce costos al disminuir las tareas que de otra forma requerirían de una inversión en trabajo manual.

 

• Incrementa la agilidad al proveer insights ricos y de forma rápida para mejorar la toma de decisiones. 

 

• Crea productos de más alta calidad y que llegan al mercado en un menor tiempo al apalancar la inteligencia de negocios, mejorar la consistencia y reducir los errores humanos. 

 

• Mejora la toma de decisiones, al facilitar la identificación de mejoras en todos los procesos, especialmente la experiencia de los clientes, basados en datos e insights precisos.   

 

• Reduce la necesidad de experticia técnica para configurar y manejar las herramientas de automatización. 

 

• Mejora la habilidad de la empresa para medir el impacto de sus esfuerzos de transformación digital. 

 

Pasos para hiperautomatizar

 

La hiperautomatización exitosa se desarrolla con la identificación, análisis, diseño, automatización y monitoreo constante de los procesos; además se basa en unos pasos primordiales que construyen el camino para lograr la eficiencia que se busca. A continuación detallamos los pasos para comenzar a hiperautomatizar.   

 

1. Identifique los resultados que espera

 

Es importante que comience determinando el por qué quiere implementar la hiperautomatización y qué objetivos son los que tiene. Empezar con un proyecto para explorar la nueva tendencia tecnológica es una receta para el fracaso, simplemente por no contar con metas claras. 

 

2. Optimice sus procesos para la escalabilidad

 

La hiperautomatización involucra la adopción en escala amplia de estrategias de automatización, por lo que es importante determinar todas las tareas susceptibles a ser automatizadas, pero para ello es importante que los procesos se desarrollen de la forma más adecuada y estandarizada antes de automatizarse.

 

3. Céntrese en seleccionar un mix de tecnologías con propósito 

 

Asegúrese de que cada tecnología que elija se alinee con los objetivos de su proyecto de hiperautomatización y con los objetivos estratégicos de su organización. Además, encuentre la combinación más adecuada para implementarla en su empresa de formas que cumplan sus propósitos específicos. 

 

Las tecnologías que puede evaluar son el RPA, la gestión de inteligencia de negocios, el business process mining, plataformas inteligentes como servicio, herramientas low code, la inteligencia artificial y el machine learning. 

 

Estos son los factores más importantes que debe considerar para diseñar su ruta de hiperautomatización. Utilice estos pasos para formular el desarrollo de sus estrategias de escalabilidad de automatización apoyado de un experto en el sector.

 

Recuerde que en Softimiza somos expertos en transformación digital y automatización. Con nuestro servicio de Automatización de Robótica de Procesos (RPA), podemos ayudarlo a robotizar los procesos de su negocio en su ruta hacia la hiperautomatización. ¡Trabajemos juntos en su proyecto! 

Artículo tomado de Softimiza

Fases de la automatización de procesos

Cuando las empresas tienen procesos manuales, si quieren pasar a la automatización, tienen que considerar algunas fasetas que les facilite el cambio. Por eso, en esta nota le compartimos cuáles son y cómo sacar provecho de ellas.

Las empresas que pasan de los procesos manuales a la automatización integral de la carga de trabajo tienden a atravesar por varias fases en su viaje de automatización: operaciones totalmente manuales, secuencias de comandos personalizadas, soluciones fragmentadas y, finalmente, programación de trabajos empresariales consolidada.

 

La implementación de un proyecto de automatización por pasos es clave para garantizar el éxito. Es por ello, que hoy profundizaremos en cada una de las fases, brindando las bases para lograr una verdadera optimización de los procesos de su negocio. 

Las empresas que pasan de los procesos manuales a la automatización integral de la carga de trabajo tienden a atravesar por varias fases en su viaje de automatización: operaciones totalmente manuales, secuencias de comandos personalizadas, soluciones fragmentadas y, finalmente, programación de trabajos empresariales consolidada.

 

La implementación de un proyecto de automatización por pasos es clave para garantizar el éxito. Es por ello, que hoy profundizaremos en cada una de las fases, brindando las bases para lograr una verdadera optimización de los procesos de su negocio. 

 

1. Procesos manuales

 

Con el auge de la transformación digital es de esperar que no queden demasiadas empresas que operen de forma completamente manual, pero la mayoría todavía se aferra a esta etapa en ciertos procesos. Es atractivo pensar que será más sencillo dejar que los empleados continúen trabajando con actividades manuales en lugar de encontrar e implementar la solución de automatización adecuada. 

 

Este pensamiento básico deja de lado todas las ventajas de la automatización: ahorrar tiempo y recursos, liberar a los empleados para trabajar en proyectos más estratégicos y aumentar la escalabilidad. Ser capaz de programar trabajos significa que esas operaciones pueden ejecutarse durante la noche o los fines de semana sin supervisión humana. 

 

Cuando las empresas se dan cuenta de esto, pasan a la siguiente fase: la creación de scripts.

 

2. Secuencias de comandos personalizadas y soluciones propias

 

La segunda etapa comienza cuando la empresa se ha dado cuenta de que hay algunas tareas que deberían automatizarse. Aquí  los programadores comienzan a trabajar en la creación de scripts personalizados. Escribir scripts personalizados vinculados a procesos específicos es un pequeño paso en el camino hacia la automatización. 

 

Sin embargo, los scripts personalizados no son del todo confiables, además, las soluciones de automatización de creación propia son más caras de lo que muchas empresas creen. Una vez que las herramientas personalizadas están en su lugar, el costo de mantenimiento es enorme. Es por esta razón que con el tiempo, la mayoría de las empresas optan por confiar en soluciones más fiables. 

 

3. Soluciones fragmentadas y dispares

 

En esta etapa, una empresa comienza a utilizar algunas herramientas de automatización sólidas y confiables, pero no todas están integradas entre sí. Cada una cumple una tarea u operación específica, pero debe utilizar procesos manuales para emplear los resultados de cada una en conjunto.

 

En algunos casos, las empresas en esta etapa ya han invertido en un programador de trabajos empresariales para satisfacer una necesidad específica, pero no lo están utilizando para automatizar todas las demás tareas que deberían automatizarse. 

 

Estas empresas están en el camino correcto, pero no han alcanzado su máximo potencial de automatización ni han consolidado sus procesos de negocio en una única solución de automatización centralizada.

 

4. Programación de trabajos empresariales consolidada

 

En la etapa más evolucionada, una empresa tiene una herramienta de automatización de trabajos empresariales y la está utilizando para automatizar procesos en todos los sistemas y aplicaciones dentro de la empresa. Esta etapa es clave porque es la que permite que el proyecto tenga escalabilidad. Cada nuevo proceso agregado y cada actualización del sistema no requiere nuevas secuencias de comandos, pues ya cuenta con la herramienta que permite integrarlos.

 

La principal ventaja de la automatización es el tiempo que se ahorra. Utilice las horas que ahorra en las primeras etapas de la automatización para llegar a la cuarta etapa. Tenga en cuenta que cuantos más procesos consolide en una única solución de automatización, más tiempo podrán los empleados dedicar a las tareas que no puede automatizar, como la innovación, la estrategia y la interacción cara a cara con el cliente.

 

Puede que el viaje de automatización sea complejo, pero no tiene que estar solo para recorrerlo. Cuente con el apoyo de expertos que lo guíen en cada fase, desde la identificación de procesos susceptibles de ser automatizados, hasta la implementación de robots que realizan las tareas en su empresa. 

 

¡Confíe en Softimiza!  Automatizamos, robotizamos y transformamos sus procesos de negocio buscando optimizaciones que generen impactos positivos en los objetivos estratégicos de su empresa. 

Artículo tomado de Softimiza

Claves para eliminar las brechas entre las estrategias de ejecución y la capacidad de ejecución real

Dentro de las empresas a veces no resulta tan sencillo llevar todo bajo control. Por eso, en esta nota le compartimos unos aspectos clave que puede tomar en cuenta y así elimine la brecha que puede estar existiendo entre la estrategia que está manejando y la ejecución.

Por lo general, la brecha entre la estrategia y la ejecución se crea como resultado del éxito y el crecimiento de una empresa. En sus primeros años, cuando la empresa solo contaba con un puñado de personas, todos conocían la estrategia y su papel en ella.

 

A medida que la empresa pasa del modo de supervivencia y prospera (y contrata a más personas), las nuevas contrataciones se colocan bajo "gerentes" en un "proceso", y el grado en el que conocen y comprenden la estrategia depende de qué tan bien se comunique el gerente con ellos.

 

Con el pasar del tiempo cuando se contratan a más personas y se agregan más niveles de supervisión, la estrategia se reduce debido a las fallas de comunicación; es probable que cualquier pregunta genere.

 

Además, mientras que crece la empresa, si no se cuenta con una estandarización o esquematización adecuada, se van perdiendo el control de las tareas, procedimientos, procesos y los responsables de cada uno. De esta forma se comienza a generar una brecha entre la estrategia de ejecución y la ejecución real del negocio.

Formas de cerrar la brecha entre la estrategia y la ejecución

 

Afortunadamente, existen algunas formas para cerrar este agujero y optimizar los procesos para alcanzar la capacidad máxima de ejecución.  Algunas de ellas son:

 

1. Comprometerse con una identidad: evite quedar atrapado en una cinta de correr en crecimiento, persiguiendo múltiples oportunidades de mercado donde no tiene derecho a ganar. En cambio, aclare su mente sobre lo que hace mejor, desarrolle una propuesta de valor sólida y desarrolle capacidades distintivas que duren a largo plazo. Cumpla lo que promete.

 

2. Traducir lo estratégico a lo cotidiano: muchos gerentes asumen que deben adoptar las mejores prácticas de su industria y tratar la evaluación comparativa externa como el camino establecido hacia el éxito. Pero diseñe y cree sus propias capacidades a medida que lo distingan de otras empresas. Luego, llevelas a la escala de sus propias formas distintivas.

 

3. Ponga su cultura a trabajar: reelaborando el organigrama y repensando los incentivos. La cultura de la empresa, si se considera en absoluto, se considera un obstáculo. Pero resista a las reorganizaciones disruptivas y en su lugar ponga su cultura a trabajar. Aproveche el poder del pensamiento y el comportamiento arraigados que ya existen debajo de la superficie en su empresa, utilizando la cultura, no la estructura, para impulsar el cambio.

 

4. Reduzca los costos para fortalecerse: una empresa convencional podría intentar reducir los costos en todos los ámbitos apostando por la lean en todas partes. Pero reduzca los costos para hacerse más fuerte. Organice sus recursos estratégicamente; duplicar las pocas capacidades que más importan y eliminar todo lo demás.

 

5. Logre la transparencia de sus procesos: las empresas no deberían avanzar ni tomar decisiones basadas en suposiciones. Lo ideal es que identifiquen la realidad de sus procesos, las fallas, deficiencias y oportunidades de mejora actuales. Esto se logra mapeando los procesos y alcanzando una transparencia de lo que realmente sucede. Afortunadamente en la actualidad existen sistemas de control de procesos de negocios para esta labor. 

 

6. Dé forma a su futuro: las empresas no deberían intentar simplemente volverse ágiles. No responda al cambio externo lo más rápido posible. En cambio, dé forma a su futuro creando el cambio que desea ver. Esto está ligado al punto anterior, pues al conocer la realidad de los procesos puede actuar en consecuencia mirando hacia en futuro y lograr que la estrategia y la ejecución estén estrechamente integradas en cada decisión.

 

Con estas claves, y con la ayuda de una herramienta como el Execution Management System (EMS) de Celonis logrará la optimización de sus procesos de negocio para cerrar la brecha entre su estrategia y su ejecución.  

 

El EMS es una plataforma que mediante la minería de tareas y procesos, la automatización y la inteligencia de negocios les permite tener un mapa transparente de sus procesos y obtener recomendaciones de acción para mejorar. Para conocer más contáctenos, en Softimiza somos Partner de Celonis en Colombia.

Artículo tomado de Softimiza

Beneficios de implementar Execution Management System

Con la llegada de EMS de Celonis al mundo empresarial, se han visto notoriamente los cambios en sus procesos. Por eso, en esta oportunidad queremos compartirle los beneficios que tiene esta herramienta y por qué debería implementarla en su compañía ahora mismo. 

Cada compañía tiene una máxima capacidad de ejecución. Capacidad que en algunas ocasiones no se aprovecha del todo debido a inconsistencias y desviaciones en los procesos, que en la mayoría de las ocasiones son invisibles para los líderes y que impactan el desempeño y los resultados operativos y financieros. 

 

En este sentido, lograr la máxima capacidad de ejecución es determinante para optimizar la rentabilidad del negocio, brindar la mejor experiencia a los clientes y ahorrar en costos. 

 

Para operar al potencial completo es necesario contar con herramientas idóneas y la transparencia en los procesos para entender las  ineficiencias y las oportunidades de mejora. El Execution Management System (EMS), creado por Celonis -líder global en minería de procesos- es el instrumento que te permite identificar esas fallas, cuellos de botella, brechas, reprocesos y demás que están afectando el desempeño de sus procesos. Pero lo mejor es que no se queda ahí, sino que le brinda recomendaciones de acciones de mejora para tomar decisiones estratégicas con base en datos reales e inteligencia de negocios.

¿Cuáles son los beneficios reales de utilizar la herramienta?

 

De acuerdo con el informe comparativo del estado de ejecución empresarial de 2021 realizado por Celonis, los beneficios financieros de aplicar datos e inteligencia a la ejecución empresarial pueden alcanzar $567 millones en capital de trabajo libres y $105 millones en ahorros de costos para una compañía de ingresos promedio de $5 mil millones de dólares. Además, los beneficios en optimización de negocio se evidencian en:   

 

• Ingestión de datos en tiempo real: los datos son decisivos para impulsar su negocio, son la base para la toma de decisiones, ejecución de acciones y automatización. Es por ello que uno de los pilares del EMS es la ingestión de datos en tiempo real que le brindan acceso a información e insights a profundidad para optimizar sus operaciones sin demoras.

 

• Rapidez y escalabilidad: obtenga una radiografía de su negocio con cada uno de los registros de sus sistemas transaccionales, mostrándole lo que está sucediendo realmente, gracias a que el EMS es rápido y escalable superando el estándar de la industria en 8 veces.  

 

• Patrones modulares y extensibles: obtenga patrones de datos modulares y extensibles que abordan desafíos como el paralelismo y la duplicación de datos, combinando los registros de eventos de forma automática y creando redes de datos.  

 

• Ejecución basada en datos e inteligencia: las aplicaciones de la herramienta le permiten emplear datos e inteligencia en la forma en la que vende, interactúa con sus clientes, envía, cobra y paga, integrando los sistemas transaccionales subyacentes. Lo ayudan a identificar brechas de ejecución, a priorizarlas según su impacto comercial y a solucionarlas.

 

• Información oportuna: con el EMS obtiene los datos correctos en el momento correcto, evitando la sobrecarga de información y actuando con base en conocimientos inteligentes que le brindan lo que necesita en el momento adecuado. 

 

• Automatización en tiempo real: las aplicaciones del EMS actúan automatizando acciones en tiempo real en todos los sistemas e involucrando a las personas adecuadas para eliminar las brechas. 

 

• Simulación y planificación: El EMS le permite planificar y recrear acciones a futuro para que pueda tomar mejores decisiones y definir su estrategia. Simule cómo los cambios en sus procesos afectarán los resultados comerciales y planifique en consecuencia.  La simulación se logra al crear un gemelo digital para simular escenarios hipotéticos con base en los datos de su empresa, eliminando cualquier conjetura o subjetividad. Además, puede monitorear continuamente la mejora con respecto al modelo futuro. 

 

• Visualización de las acciones de cada proceso: tenga una gestión visual y diaria para todas las actividades relacionadas con el proceso. Las vistas le permiten tener información proactiva, tareas priorizadas, recomendaciones de la mejor acción siguiente a ejecutar y automatizaciones para garantizar que cada miembro de su equipo pueda ejecutar cada paso en un proceso para conseguir los mejores resultados.  

 

En resumen, el Execution Management System le ayuda a eliminar costos en ineficiencias corporativas y optimizar sus procesos al transformar por completo la forma en la que funciona su empresa. Si quiere conocer más sobre Celonis EMS y obtener sus beneficios, no dude en contactarnos. Somos partner de Celonis y lo apoyamos en todo el proceso de implementación de la plataforma.  

Artículo tomado de Softimiza

¿Cómo Siemens mejoró sus procesos a escala global con Celonis?

Conozca como Siemens, una de las empresas de mayor fabricación industrial de Europa, le ha apostado a Celonis y a la Transformación Digital, logrando sus objetivos.

Siemens es una de las empresas de tecnología más grandes del mundo y la innovación es uno de sus pilares, por ello, siempre han buscado el uso de herramientas innovadoras para optimizar sus procesos. El Executive Management System de Celonis (EMS) es una de ellas, con la cual han mejorado su toma de decisiones para lograr los resultados que buscan. 

 

El conglomerado alemán utiliza las distintas aplicaciones de ejecución del EMS para diferentes procesos que incluyen ventas, auditoría, Order to Cash, Operaciones y Fabricación. A continuación le presentamos algunos de los resultados que el gigante de fabricación industrial ha logrado al utilizar la asesoría que el EMS le brinda para sus esfuerzos en transformación digital.     

• Reducir la complejidad de las operaciones comerciales es una de las mayores prioridades de Siemens, una tarea sobrehumana a esta escala. En 2011 el objetivo era encontrar una solución capaz de hacer que el proceso de auditoría de Siemens fuera perfectamente transparente y holístico y vieron en el EMS la herramienta para resolver el problema. La implementación permitió extender las capacidades de automatización inteligente y la minería de procesos en logística, finanzas, adquisiciones y ventas. 

 

Desde entonces, han implementado Celonis para 6.000 usuarios en todo el mundo, procesando 100.000 proveedores, más de 200 plantas de fabricación y más de un millón de clientes.

 

• En el departamento de ventas, 1.500 de estos usuarios aprovechan el EMS con Process Mining en su núcleo para reducir el reproceso y aumentar las tasas de automatización. Siemens recibe pedidos por alrededor de 30 millones de artículos cada año y, en algunos casos, puede haber hasta 60 pasos de proceso individuales entre la entrada del pedido y el cobro de efectivo. En este caso, el EMS les permite visualizar todas las actividades y variantes que tienen, una transparencia que les ayuda a optimizar sus procesos de acuerdo a sus objetivos.

 

• Solo en el proceso Order to Cash tienen 300 millones de actividades y 923.000 variantes de proceso, por lo que no tienen un solo camino para evaluar la optimización. Sin embargo, el Process Mining les ha brindado la transparencia que les permite decidir qué actividades quieren evitar, automatizar o sustituir, logrando una mejora significativa. 

 

• Dentro de Order-to-Cash, el objetivo de Siemens era aprovechar Celonis a escala global para comparar métricas en diferentes variables, incluidos países, divisiones, clientes, materiales y productos. Para ello, lanzaron Order Management 4 Tomorrow (OM4T). 

 

El proyecto se centró en tres KPIs: Tasa de Automatización, Tasa de Retrabajo y Tasa de Ajuste Digital. La tasa de ajuste digital es una métrica personalizada, inventada por Franziska Biersack, directora de proyectos de Siemens Digital Industries. Es el número de actividades manuales dividido por el número de artículos de pedidos de venta y cuanto más bajo sea el resultado, mucho mejor. Calcular su tasa de ajuste digital es fácil cuando tiene total transparencia sobre su proceso de pedido a efectivo.

 

Estos esfuerzos han dado lugar a resultados tangibles. Dentro de Order-to-Cash, Siemens ha aumentado su tasa de automatización en un 24% y ha reducido el reproceso en un 11%, lo que resulta en 10 millones menos de acciones manuales por año.

 

• En el departamento de Operaciones y Fabricación, el EMS de Celonis también garantiza la entrega puntual de 1,5 millones de artículos adicionales cada año. Además, la optimización de la gestión de inventario digital de Siemens generó $8,7 millones adicionales en valor económico agregado (EVA). En su proceso de Cash-to-Flow, la herramienta les ayuda a reducir los cambios manuales en el precio o la cantidad y a actuar de inmediato sobre las desviaciones de los plazos de pago y las entregas tardías, con la capacidad de dirigirse a proveedores específicos.

 

El potencial de optimización que se puede lograr con el EMS se evidencia a través de ejemplos como el de Siemens y los otros cientos de casos de éxito de Celonis. 

 

Si quiere conocer el poder de la herramienta en su negocio, en Softimiza podemos ayudarlo. Somos partners de Celonis en Colombia y expertos en consultoría en transformación digital, así realizamos la implementación e integración del EMS con sus sistemas transaccionales y operacionales, le brindamos la asesoría que necesite para lograr la transparencia en sus procesos y optimizar su negocio. ¡Contáctenos!   

Artículo tomado de Softimiza

¿Cómo la minería de procesos y BPMS transforman la industria retail?

Conozca cómo con la minería de procesos puede mejorar considerablemente la industria del retail en esta nota.

Los sistemas de gestión de procesos empresariales (BPMS) ofrecen a las organizaciones la capacidad de optimizar las operaciones mediante la automatización de procesos,  la integración de flujos de datos,  aplicaciones entre los canales sociales, móviles y en la nube. 

 

Cuando estas capacidades se aplican a los requisitos operativos de la industria minorista, surgen una serie de beneficios clave. Además, cuando se involucra la tecnología de la minería de procesos, los beneficios aumentan y se puede alcanzar la máxima capacidad de ejecución de cualquier negocio retail. 

 

Lidiar con la gestión de inventario es una de las partes más desafiantes de las operaciones con las que los empleados minoristas tienen que tratar día a día. Como los clientes solicitan diferentes artículos es común que los empleados deban verificar constantemente existencias. 

 

Es por ello que se hace indispensable disponer de un sistema de base de datos eficaz que identifique, enumere todos los artículos en stock y utilice los sistemas de gestión de procesos empresariales BPM para actualizar automáticamente el inventario en función de las ventas realizadas a través de la web, del móvil y de la  tienda agilizando así el proceso. 

BPM puede permitir operaciones centradas en el cliente

 

Cuando los empleados de la tienda pasan mucho tiempo buscando inventario en las bases de datos o trabajando para hacer coincidir los productos con las ventas, pierden el tiempo que podrían dedicar a brindar una mejor experiencia al cliente. BPM en retail automatiza muchas de las tareas operativas en segundo plano y hace que sea mucho más fácil para los empleados obtener la información que necesitan, cuando la necesitan. 

 

En el comercio minorista, las soluciones BPM pueden servir como un habilitador clave cuando se trata de las operaciones diarias. La solución agiliza las tareas que los empleados de la tienda deben realizar todos los días, automatizando los procesos repetibles y eliminando la monotonía que limita lo que los empleados pueden hacer por los clientes. A través de estos esfuerzos, las empresas pueden involucrar mejor a su personal dándoles tareas más significativas en las que concentrarse, permitiéndoles hacer más por los clientes y generando importantes ganancias de ingresos.

 

La minería de procesos conduce a la mejora continua

 

La minería de procesos es rápida, escalable y ofrece beneficios a través de un enfoque basado en datos objetivos, en anomalías de procesos, cuellos de botella, desperdicios y oportunidades ocultas. Los macrodatos respaldados por la minería de procesos se pueden utilizar como parte esencial de la estrategia corporativa para comprender mejor a los clientes y tomar mejores decisiones comerciales. Además, la minería de procesos ayuda a identificar tareas que tienen un retraso de tiempo significativo.

 

Los datos recopilados a través de la minería se utilizan para reconstruir en detalle las cadenas individuales de actividades realizadas para procesar las transacciones, incluido el tiempo que los empleados de la red minorista dedican a cada paso de los procesos.

 

De esta forma, el process mining en las empresas de retail ayudan a:

 

• Visualizar la forma real en que se realizan los procesos, identificando las desviaciones más comunes.

 

• Determinar las principales áreas de optimización.

 

• Desarrollar una serie de medidas tácticas y estratégicas para optimizar los procesos.

 

• Impulsar la eficiencia de los procesos como resultado del aumento de la eficiencia de los empleados.

 

• Reducir las pérdidas de ventas debido a la exclusión de tecnología de ventas eficiente.

 

• Disminuir la mano de obra como resultado de la optimización de escenarios de procesos extremos.

 

La minería de procesos y los BPMS integrados pueden ayudar a las empresas del sector retail a optimizar sus operaciones en la cadena de suministro, el servicio al cliente, la gestión de cobros y muchos procesos más.     

 

Pero, ¿cómo integrar las dos tecnologías en una sola herramienta? Con el software de monitoreo para negocios de Celonis. El Executive Management System (EMS) integra las tecnologías de minería de procesos, Business Process Management (BPMS), inteligencia de negocios y automatización para medir la capacidad real de ejecución, entender el mejor curso de acción y actuar en tiempo real para mejorar los resultados de su negocio. 

 

Para comprobar lo que el EMS de Celonis, líder en Process Mining, puede hacer por su empresa, en Softimiza implementamos la plataforma y le brindamos la asesoría que necesita para optimizar sus procesos. ¡Contáctenos! 

Artículo tomado de Softimiza

¿Cómo optimizar su gestión de cobros con Celonis?

Dentro de las empresas debe saberse manejar la gestión de cobros de manera adecuada, para que así haya un flujo eficaz de caja y estar al tanto del dinero que se mueve en las compañías.

Hacer crecer una empresa es un trabajo duro, pero es casi imposible crecer si no se administra el flujo de caja de manera adecuada. La gestión eficaz del flujo de caja es fundamental para la salud general de la empresa y garantiza que pueda mantener las inversiones para un mayor crecimiento.

 

Con el tiempo se corre el riesgo de tener recursos limitados como resultado de un flujo de caja deficiente, lo cual afecta mucho más que el desempeño financiero de una empresa. Afecta las relaciones con los proveedores, aumenta el estrés y hace que su empresa pierda oportunidades.

 

Hay varias formas de optimizar las cobranzas, comenzando antes de la compra, para ayudar a reducir los días de ventas pendientes, identificar las cuentas que requieren los esfuerzos de una agencia de cobranza profesional, empoderar a su personal, mitigar el riesgo crediticio y tener un impacto positivo en el flujo de caja.

¿Cómo comprobar la efectividad de su gestión de cobros?

 

El Índice de Efectividad de Cobranzas (CEI) es una métrica popular en todas las industrias que brinda a los líderes de Order to Cash una mejor comprensión de cómo se están desempeñando sus equipos de cobranza.

 

El CEI proporciona una comprensión clara del desempeño de los equipos de Crédito y Cobranzas. Un CEI bajo indica que la organización incorpora una política crediticia sólida y un proceso de cobranza efectivo. Lo recomendable es mantenerlo por debajo del 5%, aunque según la dinámica de ciertas industrias este valor puede variar.

 

Este indicador ayuda a entender qué tan bien (o mal) están las cobranzas de la empresa, pero no tiene en cuenta el esfuerzo que la empresa realiza para cobrar en tiempo y forma. Por ello es que resulta muy importante medir el porcentaje de clientes con deuda vencida que han sido gestionados hace 30 días o menos.

 

Para calcular este indicador es necesario llevar registro de las gestiones que se van realizando con clientes. En la mayoría de los casos lo recomendable es que este indicador se encuentre por arriba del 75%.

 

Puntos claves para la optimización

 

A continuación enumeramos algunas formas con las que puede aumentar inmediatamente la tasa a la que cobra el saldo de sus cuentas por cobrar abiertas:

 

1. Desarrolle un sistema

 

Uno de los aspectos más importantes del proceso de cobranza de su empresa es el sistema. Al hacer crecer una empresa, es importante desarrollar procesos organizados para todos los componentes principales de sus operaciones, y las cobranzas no son diferentes. Un enfoque bien documentado de las cobranzas permite que su equipo sea coherente con las comunicaciones e incluya puntos de contacto con los clientes durante todo el proceso de pago. 

 

Una vez que tenga un buen sistema de cobranza, es importante asignar la responsabilidad a alguien de su equipo o un proveedor externo para que trabaje en el proceso de cobranza.

 

2. Envíe una factura adecuada

 

Muchas organizaciones no pagarán una factura si no incluye toda la información requerida. Antes de enviar una factura, asegúrese de verificar los requisitos de facturación del cliente e incluya toda la información requerida. Algunos elementos importantes incluyen un número de factura único, la fecha de la factura, las condiciones de pago, las instrucciones de pago y la información de la dirección. En muchos casos, los clientes no son proactivos a la hora de identificar los problemas con las facturas por adelantado, por lo que pueden evitar retrasos más adelante al validar la información de la factura.

 

3. Acepte múltiples formas de pago

 

Cada empresa maneja sus pagos de manera diferente. En estos días, los clientes tienen una variedad de opciones disponibles para el pago que incluyen cheques, PayPal, tarjetas de crédito, ACH, transferencias bancarias y más. Si desea acelerar los cobros, a menudo es útil permitir múltiples formas de pago y hacer referencia a las instrucciones en su factura. Descubrirá que es muy probable que las empresas procesen una factura más rápido si se ajusta a sus prácticas comerciales habituales.

 

4. Disminuya los cargos por pagos atrasados de los proveedores 

 

Una de las principales razones por las que las empresas luchan con el flujo de caja es que no cobran los pagos lo suficientemente rápido como para pagar los pasivos a corto plazo.

 

Supongamos que tiene una empresa basada en proyectos y tiene que pagar a los subcontratistas. Bueno, si no cobra puntualmente los pagos de sus clientes, puede incurrir en cargos por pagos atrasados de sus proveedores. Los cargos adicionales por mora y el constante malabarismo de la posición de caja de un proyecto pueden causar estrés en el negocio. Además de los cargos por pagos atrasados que cobran los proveedores, es posible que también le resulte difícil obtener condiciones favorables en el futuro.

 

5. Reduzca las tasas de interés cobradas en las líneas de crédito

 

Al administrar el flujo de efectivo, muchas empresas recurren a las líneas de crédito cuando enfrentan una deficiencia en su efectivo. Dependiendo de la etapa de su empresa una línea de crédito puede resultar costosa. Si se encuentra en sus primeras etapas, una línea de crédito ofrecida por un prestamista puede estar cerca del 30-40% APR (tasa de porcentaje anual). Como alternativa, si puede aumentar la eficiencia de su proceso de cobranza y obtener acceso al efectivo de sus clientes más rápido, entonces puede evitar los costos más altos del capital de trabajo.

 

6. Minimice el tiempo dedicado por los empleados a las cobranzas

 

Uno de los aspectos más importantes de un proceso de gestión de cuentas por cobrar es el sistema. Si su empresa puede documentar y mapear el proceso y desplegar una ruta clara para cobrar pagos, sus operaciones serán más eficientes. Por lo tanto, los empleados no tendrán que luchar para cobrar los pagos vencidos y no perderán tiempo en estrategias para cobrar facturas vencidas.

 

En este aspecto entra en juego el Sistema de Gestión de Ejecución (EMS) de Celonis. Una plataforma que se integra con los sistemas de su empresa para brindarle viabilidad y transparencia de sus procesos, llegando al nivel de detalle de cada documento, factura u orden de compra en este caso, y recomendaciones para optimizarlos. 

 

¿En qué puede ayudar Celonis?

 

El sistema de Celonis utiliza el Process Mining, la inteligencia de negocios y la automatización para ayudarlo a mejorar la confiabilidad de sus proveedores mientras controla los gastos y reduce los costos con la aplicación de ejecución de adquisiciones, diseñada específicamente para ejecutar de manera inteligente cada paso del proceso de adquisiciones.

 

La aplicación viene con un conjunto de módulos diseñados para abordar los desafíos más difíciles en la gestión de cobro. Esta le permite:

 

• Visualizar su proceso y detectar ineficiencias de forma rápida y sencilla con la capacidad de minería de procesos, KPIs prediseñados y análisis.

 

• Convertir las relaciones públicas en órdenes de compra perfectas, sin contacto y compatibles al encontrar y solucionar automáticamente problemas como discrepancias de precios o fugas de contratos sin intervención manual.

 

• Transformar un proceso increíblemente manual en un procedimiento automatizado que entrega rápida y fácilmente un contrato firmado para una compra donde no hay un proveedor estratégico.

 

• Operar con una visión holística de sus proveedores, desde el rendimiento hasta las noticias de terceros o incluso las métricas de sostenibilidad, para asegurarse de que su estrategia de categoría tenga un impacto inmediato en el comportamiento de compra.

 

El sistema de control de procesos de negocio de Celonis, a través de su aplicación de adquisiciones es lo que necesita para tener completa transparencia de su gestión de cobros y optimizarla para garantizar el crecimiento de su empresa. 

 

En Softimiza somos partners de Celonis, si desea experimentar lo que el EMS puede hacer por su empresa, contáctenos para comenzar a implementarlo.   

Artículo tomado de Softimiza