Errores que se deben evitar al implementar RPA

La Automatización Robótica de Procesos (RPA) se presenta como una alternativa para garantizar eficiencia en los procesos, sin embargo, pueden cometerse errores al implementar. A continuación, le contamos cuáles son para que los evite.

La Automatización Robótica de Procesos (RPA) es cada vez una alternativa más visible para las empresas que buscan la innovación, eficiencia, calidad y optimización de las tareas y procedimientos periódicos y repetitivos dentro de la organización. Es por ello que tomar la decisión de implementarla es fundamental para traer grandes beneficios a las empresas y sus equipos de trabajo. 

Sin embargo, cuando no se tiene una comprensión profunda de los retos que implica el uso de RPA, las empresas se exponen a cometer importantes y costosos errores optimizando procesos, los cuales comprometen los resultados de productividad y las ventajas de transformación que esta tecnología puede ofrecer. 

Sin duda, la automatización vale la pena y tiene un potencial enorme, pero solo cuando se hace de la forma correcta. Por ello, hoy reunimos los errores más comunes que se cometen al implementar RPA en las empresas con el fin de que pueda evitarlos en su negocio.

La implementación del Bot en los procesos del negocio no es igual a reemplazar o reducir la plantilla de empleados. Por el contrario, RPA es una tecnología que se suma a la fuerza de trabajo como una ayuda para eliminar o reducir ciertas cargas en los empleados de tal manera que estos se vuelvan más productivos, hagan tareas de mayor valor y sean más felices con su trabajo.

Los Bots y los empleados deben estar en sintonía, trabajar y aprender juntos. Es fundamental contar con una gestión del cambio eficaz que involucre a los empleados para que formen parte del proceso general, les permita conocer y adaptarse a la tecnología del software de automatización de procesos, de tal manera que la puedan aprovechar. Esto evitará que puedan desconfiar de esta tecnología y adopten una mentalidad y actitud defensiva frente a ella, facilitando así una correcta implementación. 

• No fomentar la colaboración con TI 

Las herramientas de RPA se integran a las operaciones cotidianas de la empresa y aunque generalmente no necesitan incorporarse en las aplicaciones tradicionales, es indispensable el conocimiento que tiene el equipo TI para garantizar que se diseñen adecuadamente y que la implementación de la automatización sea correcta. 

La colaboración entre los diferentes equipos siempre generará buenos resultados en tanto que aporta perspectivas diferentes, al intercambio de la información, a la planificación y a la alineación con un objetivo en común. Esto resulta en eficiencia y ventajas de transformación de forma rápida y repetible. 

Un proceso de co-creación, en el que las áreas trabajen mancomunadamente para la definición y priorización de las estrategias de RPA siempre será el mejor camino para garantizar un proyecto exitoso y fructífero para la empresa.

• Ignorar la necesidad de un control centralizado 

Cuando la implementación de la tecnología RPA se realiza por separado, es decir, sin un control centralizado, surgen problemas que van desde la planificación hasta la entrega de resultados. Por el contrario, cuando existe una gobernanza sólida y concentrada sobre el proyecto de automatización, los procesos se pueden articular para generar beneficios transversales, alineados con los objetivos estratégicos de la empresa. 

Adicionalmente, esto sienta bases para que el proceso de automatización se implemente correctamente, propiciando el éxito a largo plazo.Es probable que existan muchos más errores que se pueden cometer durante el proceso, considerando que cada organización es diferente. Por esta razón la forma más efectiva de evitar cualquier desacierto en la implementación es contar con un aliado con experiencia que lo respalde. 

En Softimiza nos convertiremos en su mejor aliado porque analizamos, automatizamos, robotizamos y transformamos sus procesos de negocio buscando generar impactos positivos en los objetivos estratégicos de su empresa.

Artículo tomado de Softimiza Optimización de Activos Informaticos

Compliance: qué es y por qué debe importarle

Le hablamos sobre el software corporate compliance y cómo sus funciones lo hacen una herramienta de gran importancia para optimizar los procesos de su empresa, reducir labores y evitar los errores.

En la actualidad, el cumplimiento de la normatividad es una parte esencial de las operaciones comerciales en cualquier empresa, independientemente de la industria o sector. Esto le permite a las organizaciones operar dentro de la legalidad y evitar costos asociados a problemas legales. A ello se le denomina corporate compliance. 

¿Qué es compliance? 

El compliance corporativo se refiere al conjunto de prácticas y procedimientos que adopta una compañía para asegurarse de seguir tanto su propia estructura de cumplimiento interno como de las leyes y regulaciones que aplican a su negocio. 

Las funciones de cumplimiento son las formas en que una empresa puede protegerse de los riesgos de incumplimiento, incluidos los relacionados con el licenciamiento de software. Un riesgo de cumplimiento es cualquier cosa que deje vulnerable a la empresa. 

El principal propósito de un programa de compliance es proteger su negocio, pero el retorno de la inversión podría ser muy significativo ayudándole a evitar prácticas que interrumpen las operaciones o ponen en riesgo la empresa. 

Estos programas integran todos los esfuerzos a lo largo y ancho de la empresa, desde la gestión de las regulaciones externas y políticas internas hasta la capacitación integral de los empleados mediante un proceso que permite crear, actualizar, distribuir y rastrear las políticas de cumplimiento.

Importancia del corporate compliance 

El compliance en las empresas va más allá de seguir al pie de la letra la ley; los esfuerzos de cumplimiento ayudan a las empresas a reducir el costo legal y el tiempo de resolución de problemas regulatorios y multas. 

De acuerdo con Entrepreneur, los problemas legales más comunes en las empresas son: incumplimiento de proveedores, reclamaciones de clientes, incumplimiento de pago, demandas de los trabajadores, multas fiscales, afectación al patrimonio personal, problemas relacionados con el uso de marcas y patentes (en muchos casos asociados a una incorrecta administración de activos de software) y multas por la gestión inadecuada de los datos personales. 

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Estos y más inconvenientes legales no solo representan costos adicionales, sino también tiempo malgastado, personal perdido, reestructuraciones innecesarias, reducción de la motivación, absentismo y estrés. Aunque estos riesgos y fallas de cumplimiento son comunes y tienen repercusiones masivas, la mayor parte son prevenibles; es por eso que tener un programa de cumplimiento enfocado en la prevención es más importante que nunca para las empresas. 

Razones por las que el compliance es esencial para su empresa

Si lo anterior no es suficiente para que su empresa se decida a adoptar un programa de compliance, a continuación, le damos 7 razones por las cuales es esencial para cualquier negocio: 

1. El cumplimiento es parte de la responsabilidad corporativa con la comunidad y las partes interesadas, debido a que su empresa se beneficia de los servicios básicos de su comunidad, como respuesta debe cumplir con la ley. Además, al utilizar recursos de otros (inversionistas acreedores, donantes, etc.) debe poder asegurarles que regula la conducta de los empleados y cumple con las normas y reglamentos aplicables. 

2. El cumplimiento genera y retiene la confianza de todos los interesados, debido a que fomenta la comunicación transparente y el seguimiento al cumplimiento de las obligaciones. Estos dos aspectos no se dan en una organización a menos que se adopten políticas y prácticas enfocadas en ello dentro de la organización. 

3. El cumplimiento fortalece la reputación corporativa, en tanto que las personas quieren trabajar con organizaciones que son confiables y demuestran tratos honestos. Cuando una organización tiene problemas legales e internos de forma frecuente, pierde la confianza del mercado en el que opera, mientras que la compañía que muestra evidencia de cumplimiento en todos los aspectos construye una reputación fuerte, haciendo que los clientes potenciales quieran trabajar con ella. 

4. El cumplimiento ayuda a una empresa a definir el “por qué” de la organización, dado que lleva a delimitar sus valores y ética al nivel de hacer que los colaboradores los comprendan, adopten y se responsabilicen por ellos. 

5. El cumplimiento ayuda a regular el “cómo” de la empresa, debido a que se centra en definir cuáles comportamientos se permiten y cuáles no se permiten en la ejecución del “por qué”. Cuando se implementa adecuadamente, aumenta la eficacia y eficiencia del personal porque los empleados han sido capacitados para saber de manera intuitiva cómo actuar y cómo razonar en situaciones ambiguas. 

6. El cumplimiento puede servir como una poderosa herramienta de cambio a largo plazo, dado que si el comportamiento cotidiano surge de la formación y los códigos de conducta, y estos últimos se derivan de los valores y su articulación y modificación, y a lo largo del tiempo el compliance puede influir en la adopción de comportamientos organizacionales nuevos. 

7. El cumplimiento le permite estar al margen del software pirateado o mal utilizado y estar preparado para las auditorías, en tanto que le ayuda a optimizar el uso de los programas conforme a los acuerdos de las licencias adquiridas y facilita la adopción de buenas prácticas de gestión de activos de software. Evitando así, sanciones y multas por mala implementación y ejecución de programas y aplicaciones. 

Ante este panorama, es indispensable que considere el corporate compliance como un proceso importante para el beneficio y crecimiento de su empresa en todos los aspectos. Decídase por implementarlo y no olvide incluir la gestión de programas y aplicaciones en este. Recuerde que en Softimiza podemos convertirnos en su mejor aliado en software compliance. ¡Contáctenos para asegurar la optimización y cumplimiento de sus licencias!

Artículo tomado de Softimiza Optimización de Activos Informaticos

Beneficios de las estrategias de Business Process Mining

Las herramientas que brinda el process mining son de las más eficientes para identificar  cualquier incidencia o error dentro de los procesos de su empresa. A continuación, le contamos más detalles sobre los beneficios que ofrece.

La minería de procesos ayuda a que las empresas entiendan a profundidad en tiempo real, la fluidez y vida de sus procesos, con el objetivo de fortalecer el negocio, teniendo en cuenta que cuando estos se desarrollan adecuadamente, producen mejores resultados aun cuando existen factores externos que los impactan. 

Profundizar en los procesos es la forma más efectiva de encontrar ineficiencias y mejoras que afectan de distintas formas a las empresas. Implementar estrategias de minería de procesos es la forma de llegar a la raíz de esos puntos críticos que están desperdiciando tiempo y recursos valiosos y de reunir los datos y conocimiento necesarios para mejorarlos. 

De ahí que las ventajas del process mining en las empresas sean capaces de transformar todo el negocio. Esos beneficios son: 

• Mejor toma de decisiones 

Las mejores decisiones son aquellas que se han tomado con base en el análisis de datos, dado que permite ser más proactivo y tener más confianza durante el proceso, además de ahorrar costos y tiempo al evitar errores. Es por ello que la recopilación de datos juega un papel importante en las empresas; sin embargo, se requiere de un método que permita tener de forma fácil y ágil información real, completa, de calidad y procesable, y si es en tiempo real, mucho mejor. 

Las estrategias de minería de procesos aumentan la disponibilidad de datos y brindan herramientas sólidas para los mismos, lo que facilita su análisis y, por ende, permite una mejor y más rápida toma de decisiones e identificación de mejoras impulsadas por datos.

• Incrementar la transparencia en la organización 

Al tener datos concretos, visibilidad y monitoreo completos y continuos de los datos e identificadores que fluyen por los procesos, y las herramientas para gestionarlos y comprenderlos, los procesos se vuelven más transparentes tanto para los líderes como los colaboradores, incluso en casos específicos para los clientes que demandan información de la empresa con la que trabajan. 

• Estandarización de los procesos 

Cada empresa tiene una forma distintiva de llevar a cabo sus actividades diarias que, generalmente, están basadas en procesos predefinidos para sus acciones o servicios; sin embargo, los procesos reales en muchos casos distan de estos predefinidos, lo que conlleva a que se den resultados inconsistentes. 

Las estrategias de minería visibilizan esas brechas y diferencias en la ejecución de procesos, al extraer y recopilar registros de los sistemas del negocio. Esto permite que toda la organización tenga el mismo nivel de comprensión de los procesos y, por consiguiente, se dé una estandarización de los mismos, generando así resultados consistentes, gobierno y unificación de criterios y de desviaciones sobre los mismos.

• Identificación precisa de ineficiencias, cuellos de botella y pasos innecesarios 

Todos los negocios presentan ineficiencias en algún momento, considerando que los procesos cambian constantemente, pero identificarlas en muchos casos no es sencillo. Cuando los cambios suceden, las ineficiencias se pueden deber a pasos innecesarios, saltos múltiples o cuellos de botella que reducen la productividad de la organización y generan costos redundantes. 

Las estrategias de process mining permiten a las empresas identificar y minimizar esas ineficiencias mediante el análisis de la causa raíz y el tiempo empleado en cada paso del proceso y el aprendizaje automático. Como resultado, proporciona un catalizador necesario para eliminar cuellos de botella, pasos innecesarios y saltos múltiples, logrando la optimización de los procesos de negocio. 

• Facilita la automatización en la empresa 

Las herramientas de minería registran los eventos que se presentan en los procesos, por lo que posibilitan el conocimiento sobre cómo se manejan los distintos casos y cómo se toman las decisiones operativas del negocio. Esa información ayuda a las empresas a automatizar los procesos, puesto que se sabe con precisión cómo se ejecutan. 

• Mejoran la experiencia del cliente 

Cuando los procesos están optimizados, los plazos de entrega y los tiempos de reacción son más cortos. El monitoreo constante de los procesos a través de estrategias de minería permite a las empresas actuar más rápido frente a problemas tanto generales como específicos, así como acortar los plazos de entrega. Factores que son indispensables para mejorar el desempeño de la organización y que directamente tienen impacto en la satisfacción del cliente. 

• Reducción de costos 

Con la identificación y eliminación de ineficiencias, saltos múltiples, pasos innecesarios, cuellos de botella y el potencial de automatización, los costos generales de cada proceso se reducen significativamente. Además, sin las herramientas de process mining las empresas tendrían que gastar más recursos y tiempo para rastrear el cumplimiento de los procesos. 

Una minería de procesos eficaz le brinda un entendimiento completo de su negocio y le permite obtener estos beneficios. Para ello, es indispensable que cuente con una herramienta integral con las aplicaciones necesarias para aplicar correctamente estrategias de Business Process Mining y de Business Process Optimization. 

Celonis es la herramienta más reconocida en el mercado y es líder en innovación, por eso en Softimiza somos partner de Celonis en Colombia. ¡Contáctenos para comenzar a optimizar sus procesos!

Artículo tomado de Softimiza Optimización de Activos Informaticos

Qué es una licencia de software y cuáles son los tipos

Las licencias de software son los permisos que se adquieren para hacer uso de las funciones de un programa, son comunes en el desarrollo de algunos procesos de las empresas. A continuación, le damos los detalles sobre sus características y le decimos cuales son los diferentes tipos que existen.

Escuchar sobre licencias de software en muchas empresas es común, sin embargo, en muchas otras no se tiene un claro entendimiento de lo que son, qué significan y cuáles son las implicaciones que tienen para la organización. Es por ello que hoy nos centraremos en aclarar el tema del licenciamiento en Colombia. 

¿Qué es una licencia de software? 

Es un contrato que describe los derechos legales del uso autorizado del programa. Es decir, se trata de un acuerdo en el que el fabricante del software le otorga a una persona, empresa u organización un permiso para utilizar su producto. 

El objetivo principal de las licencias es garantizar a los fabricantes del programa los derechos de propiedad intelectual, tanto patrimoniales como morales. Esto asegura que el autor obtenga los beneficios económicos por explotar el producto, y mediante la licencia ceda algunos derechos al usuario mientras conserva otros. 

El contrato de licencia le explica al usuario final cómo puede utilizar el software, cuáles son las restricciones, los tiempos de uso, si tiene la capacidad de modificarlo o redistribuirlo y las tarifas que se deben pagar por él.

¿Qué aporta tener una licencia de software? 

Un acuerdo de licencia de software es un elemento que necesita tener en su empresa para prevenir o protegerse de violar la ley de derechos de autor, así como para asegurar el cumplimiento de los derechos y obligaciones en la implementación y uso de los programas, es decir, para ser una empresa 100% legal. 

Por otra parte, utilizar aplicaciones con licencia le garantiza a su empresa el correcto funcionamiento del producto. Los fabricantes generalmente trabajan en mejoras de su programa, por lo que al contar con la licencia, usted tiene el derecho de obtener las últimas actualizaciones y el debido soporte o mantenimiento en caso de fallas o dudas. Esto le permite tener mayor protección de la información frente a vulnerabilidades como malware u otro tipo de amenazas. 

Adquirir legalmente las licencias de software puede, contrario a lo que muchos piensan, ser una buena inversión para la empresa. Un software ilegal puede ser defectuoso o limitado, o incluir virus y malware que ponen en peligro la información y operación de su empresa. Esto llevaría a generar pérdidas por fallos que afecten el flujo de las tareas, procesos e incluso la protección de la información, pero si cuenta con la respectiva licencia evita esos gastos adicionales o el pago de multas o sanciones legales. 

Tipos de licencia de software 

En Colombia, las licencias de software se tipifican según el uso final y las libertades que el autor otorgue de su producto. Así, existen estos tipos de licenciamiento de software que debe conocer: 

• Software propietario: también llamado de código cerrado, es aquel en el que el autor no transmite ninguno de los derechos de ejecución, copia, modificación, cesión o redistribución al comprador, sino que solo establece las condiciones bajo las cuales el usuario puede utilizar el programa. En otros términos, una licencia de propietario le indica al comprador que no adquiere el producto, sino que lo alquila para su uso. 

• Shareware: consiste en la distribución de una versión gratuita y limitada de la aplicación. Es decir, que permite su uso por un tiempo y funciones delimitadas, pero cuando está versión finaliza, el usuario deberá pagar o desinstalar el programa. 

• Freeware: esta licencia permite la instalación y uso gratuito de la aplicación y todos sus componentes sin que requiera alguna suscripción, registro o pago. Sin embargo, el código fuente se mantiene limitado. 

• OEM (Original Equipment Manufacturer): esta licencia tiene una condición particular y es que el programa debe instalar en un equipo nuevo, por lo que generalmente aplica a los sistemas operativos. 

• De ubicación, corporativa o de volumen: es el tipo de licencia que generalmente adquieren las empresas dado que estipula un número de equipos en los que puede ser instalado y utilizado el programa dentro de la misma compañía. El software con esta licencia no puede venderse ni cederse a terceros bajo ninguna circunstancia. 

Derechos de autor en las licencias de software 

En la ley colombiana, el software es considerado como una obra protegida por derechos de autor. Esto implica unos derechos exclusivos de naturaleza moral y patrimonial, que le otorga al autor la potestad de disponer del programa como desee, dentro de los términos legales. 

El Centro Colombiano de Derechos de Autor indica frente a este tema que: 

“Cualquier persona que pretenda utilizar una creación protegida, deberá contar, salvo las excepciones legales, con la autorización previa y expresa del autor, de sus derechohabientes o de los titulares de los derechos patrimoniales en el caso de tratarse de una obra sobre la cual operó la transferencia de los mismos. Sin su consentimiento, la utilización de la obra podría llegar a ser calificada judicialmente como ilícita por vulnerar derechos sobre la creación protegida, siendo probable la aplicación de sanciones de tipo civil y penal” 

Aclarada la importancia de que todas las empresas conozcan sobre el licenciamiento de software en Colombia, es indispensable profundizar en la normatividad que rige este aspecto con el fin de asegurar siempre el cumplimiento y de ser una empresa 100% legal. Lo invitamos a conocer más sobre estas leyes aquí.

Artículo tomado de Softimiza Optimización de Activos Informaticos