¿Cómo enfrentar una auditoría de Software?

 

Pasé con éxito los procesos de revisión que le realizan durante una auditoria con ayuda de nuestra herramienta de gestión de activos SAM. Conozca en esta nota cómo superar una auditoria de Software. 

Para un empresario, sin importar la industria a la que pertenezca, la palabra auditoría automáticamente se traduce en muchos nervios y cientos de preocupaciones. Aunque cada proceso al interior de su compañía se esté llevando de forma transparente y siguiendo por completo los parámetros que establece la ley, de todas maneras la idea de tener a un equipo de auditores revisando cada esquina, proceso y papel relacionado con su negocio en busca de errores o problemas legales, es una situación por la que nadie quiere pasar. No obstante, este proceso es normal, necesario y más recurrente de lo que las personas se imaginan. 

 

Con el fin de que usted pueda superar con éxito una auditoría de software, en esta nota de Softimiza le explicamos en qué consiste este procedimiento, cuáles son sus etapas y le compartimos algunas recomendaciones para garantizar que esta experiencia transcurra sin ningún tipo de inconvenientes.  

 

¿Qué es una auditoría de software?

 

Una auditoría de software es un proceso, ejecutado comúnmente por iniciativa de los proveedores de servicios y herramientas TI, que tiene como objetivo principal supervisar el cumplimiento de las normas y límites establecidos en las licencias de software. Hoy en día, es usual que algunas empresas tengan sobre o sub licenciamiento por las compras y renovaciones efectuadas a lo largo de los años instalando el software en más dispositivos de los acordados o activando productos sobre los cuales el fabricante deja que los activen por sistema, pero sobre los que no tienen derechos de uso adquiridos. 

 

 Para luchar contra este fenómeno, los proveedores de software suelen agendar citas de auditoría en las cuales el fabricante y su equipo de License Compliance, o un tercero experto y objetivo, analizará en detalle el funcionamiento del servicio y lo comparará con los términos que se establecieron sobre su uso. En caso de que el auditor encuentre alguna inconsistencia durante su evaluación, el proveedor tiene derecho a tomar acciones legales o definir sanciones económicas contra la compañía.  

 

Proceso de una auditoría de software

 

Cada auditoría, dependiendo del equipo que la lleve a cabo, puede variar de muchas maneras; sin embargo, en general, el proceso está compuesto por tres etapas específicas:

 

- Reunión inicial: durante esta primera etapa, los auditores se reúnen con los directivos o el equipo encargado de la gestión y mantenimiento de herramientas TI para explicarles más a profundidad los motivos por los que están ejecutando este procedimiento, cuáles van a ser las licencias que van a revisar, cuánto tiempo tomará la auditoría, y en qué consistirá a grandes rasgos su proceso de estudio. 

 

- Análisis: en esta fase, los auditores estudiarán el funcionamiento y uso de los software, pedirán información sobre el número de licencias y el personal que las maneja y tiene acceso a ellas; también solicitarán pruebas de la compra de las licencias y recolectarán toda la información que necesiten para corroborar el cumplimiento de los parámetros establecidos en el contrato. 

 

- Informe de resultados: cuando finalicen la etapa de análisis y pruebas, el equipo de auditores procederá a elaborar y presentar un informe, a ambas partes, sobre sus hallazgos y conclusiones frente al caso. Usualmente, es un tercero quien realiza la auditoría, por lo que, sí se halló alguna inconsistencia, los auditores no definirán las sanciones, sino que en su lugar lo hará directamente la empresa proveedora de los servicios de software. 

 

¿Cómo manejar una auditoría de software?

 

Generalmente, las auditorías de software se ejecutan: 1. Anualmente previo a la renovación de soporte y mantenimiento del software o aplicación; 2. Dependiendo de la fecha de caducidad del producto; o 3. Si el proveedor detecta algún comportamiento extraño con el servicio. En cualquiera de los tres casos, el riesgo sigue siendo considerable, ya que si el auditor detecta y comprueba alguna conducta sospechosa, automáticamente el proveedor está en capacidad de ejecutar reclamaciones. Para que usted pueda superar sin problemas este tipo de auditoría de sistemas, a continuación le compartimos una serie de pasos que puede seguir antes y durante la auditoría:

 

- Comuníquese con el proveedor: la peor postura que usted puede tomar frente a un proceso como este es cerrarse frente a la solicitud que hace su proveedor. Una conducta como esa solamente lo hará parecer culpable y sumamente sospechoso. En su lugar, cuando reciba la petición, contacte a su proveedor y establezca, en conjunto con él, el plan de acción a ejecutar; desde las fechas en las que iniciará y finalizará el proceso y las políticas de tratamiento de datos que deberán seguir los auditores durante el procedimiento.  

 

- Solicite asesoramiento: una auditoría nunca será un proceso fácil de atravesar, en especial para aquellas organizaciones que no tienen una amplia experiencia; no obstante, la diferencia entre el éxito y el fracaso dependerá de si su compañía se prepara y se muestra lista para enfrentar, con normalidad y calma, todo el procedimiento. Para ello, la mejor opción es solicitar asesoría con empresas expertas como Softimiza. Nosotros no solo podemos anticiparlo y prepararlo para organizar y ajustar su uso del licenciamiento de acuerdo a sus derechos adquiridos, o para demostrar ante los auditores que usted efectivamente está cumpliendo con los términos expuestos en la licencia, sino que también podemos resolver cualquier duda que usted o su equipo puedan tener respecto a cómo funciona una auditoría o cuáles son los límites que usted puede establecer para evitar cualquier trasgresión ilegal. 

 

- Efectúe su propia auditoría: si usted tiene conocimiento desde meses antes  que su proveedor de software va a realizar una auditoría en su empresa, la mejor forma de asegurarse de que todo esté funcionando de forma correcta y transparente, es efectuando usted mismo una auditoría de control interno previa. No es necesario que contrate un servicio externo, simplemente puede ejecutar un análisis detallado mensual que dé cuenta del funcionamiento y gestión de las licencias de software. En estos casos, la proactividad puede salvarlo de tener que pagar grandes sumas de dinero en un futuro.

 

- Haga uso de una herramienta de gestión de software: en Softimiza sabemos con seguridad que llevar un control efectivo de todas las licencias, de su funcionamiento y de sus fechas de caducidad, es una tarea bastante tediosa y repetitiva en la que el personal de las empresas suelen cometer muchos errores. Para no tener que pasar por este proceso y destinar su capital humano a otras labores más complejas, la mejor solución es adoptar una herramienta de gestión de activos informáticos (SAM, por sus siglas en inglés). 

 

El servicio de SAM que nosotros le ofrecemos sin duda facilitará la administración, seguimiento y control de todas sus licencias. Esta solución tecnológica no solo efectuará un análisis y optimizará al máximo el ciclo de vida útil de cada producto, sino que también le permitirá tener total claridad respecto al desempeño que tiene cada software. Durante una auditoría, no hay forma de que usted se lleve alguna sorpresa, ya que SAM lo mantendrá al tanto en todo momento sobre qué activos informáticos tiene, cómo funcionan, cuándo caducan, entre otros aspectos. 

 

Ahora bien, recuerde que una auditoría de software es un proceso necesario y totalmente normal por el que cientos de empresarios como usted tienen que atravesar de forma regular. Para que ni la imagen de su compañía ni su bolsillo tengan que verse afectados por sanciones de ningún tipo, no dude más al respecto y ¡contáctenos! 

Nosotros no solo le brindaremos una asesoría detallada para atravesar esta evaluación sin problemas, sino que también podemos proveerle de un servicio completo de Software Asset Management, por medio del cual usted puede mantener un control más efectivo, práctico y fácil de todos los factores alrededor de sus licencias de software. No espere a que sus proveedores lo penalicen económicamente antes de tomar las medidas que su negocio necesita y opte en su lugar por mantenerse a la vanguardia de la tecnología con ayuda de Softimiza.

Artículo tomado de Softimiza

Influencia de la constante subida del dólar en la renovación de licencias de Software

 

El valor de las herramientas tecnológicas, como software y programas de gestión, ha aumentado por el alza del dólar. Con nuestra administración profesional en licencias no debe realizar grandes inversiones o desistir de su sistema, aquí le contamos cómo.

La tecnología actual ofrece a sus usuarios tantas ventajas y posibilidades, que las industrias de todos los tipos no han podido negarse ante la oportunidad de optimizar sus procesos, incrementar sus ganancias, mejorar su relación con sus clientes y reducir costos por procesos poco efectivos o ineficientes. No obstante, cada herramienta, programa, software y sistema que estas compañías utilizan para hacer más eficiente su operación, indudablemente trae ciertos costos consigo. Aunque es imposible negar que la tecnología nos permite ahorrar cientos de recursos en términos de dinero y tiempo, para ver estos resultados es necesario realizar primero una inversión. 

 

Hasta este punto, no hay ninguna sorpresa; sin embargo, ¿qué sucede cuando factores externos afectan los precios de este tipo de herramientas tecnológicas y en consecuencia, nuestro bolsillo? Pues bien, muchos empresarios, por desgracia, tienden a disminuir erróneamente su nivel de transformación digital a favor de ahorrarse algo de dinero, hecho que al final termina en mayores pérdidas económicas. Pero ¿y si le dijéramos que esto no tiene por qué ser su caso? 

 

En Softimiza comprendemos que la constante subida del dólar puede generar cambios en los valores de venta de licencias de software y programas; no obstante, en lugar de cerrarse ante la evolución digital, nosotros lo ayudamos a gestionar todas estas herramientas, de modo que usted puede asegurarse de que cada peso invertido en ellas realmente genera rentabilidades para su compañía. Si desea saber cómo lo hacemos, ¡siga leyendo!, en esta nota lo explicamos. 

 

Aumento del dólar a nivel mundial 

 

Es una realidad innegable que el dólar desde hace varios años mantiene una tendencia al alza que opaca por completo otras monedas como el peso colombiano. Según lo explica el Banco de la República, el comienzo de este fenómeno puede rastrearse hacia alrededor de 2014, cuando el precio de las materias primas, incluyendo el petróleo, empezó a desplomarse. Para abril del 2018, el dólar ya se cotizaba por los 2.707 pesos colombianos, una diferencia importante comparado con su valor de 1.843 pesos en julio de 2014. 

 

Hoy por hoy, el dólar sigue manteniéndose muy por encima de la cotización de nuestra moneda, alcanzando en octubre de este año un nuevo pico histórico de $4.957 pesos colombianos. Sin embargo, este aterrador fenómeno no solo nos perjudica a los colombianos, sino que también está generando estragos en la economía mundial. De acuerdo a las estimaciones realizadas por algunos economistas, el mundo en poco tiempo podría tener que enfrentarse a una estanflación, es decir, una desaceleración en el crecimiento de la economía en conjunto con una tasa de inflación sumamente alta. 

 

¿Cómo afecta el alza del dólar al sector tecnológico?

 

Con la devaluación del peso colombiano llegando al 25,75% este año, todas las industrias, independientemente de su enfoque en el mercado, se ven afectadas por el alza imparable del dólar. Entre los diferentes sectores, por supuesto, la tecnología no es la excepción. Debido al bajo precio que maneja nuestra moneda, la capacidad adquisitiva que tenemos para importar y pagar en dólares productos tecnológicos como celulares, portátiles, electrodomésticos y demás en el exterior, es, por obvias razones, sumamente limitada. 

 

De igual manera, las empresas que emplean en su operación licencias de software y demás soluciones tecnológicas para aumentar la productividad en sus procesos tampoco quedan exentas de las consecuencias de la subida del dólar en el país.  Ello se debe a que cualquier compra o renovación de los contratos de licencias también es facturada en dólares, hecho que obliga al empresario a gastar mucho más dinero del estimado, a causa de esa baja capacidad adquisitiva en pesos colombianos. 

  

¿Cómo Softimiza puede ayudarle?

 

El impacto del dólar en la tecnología es evidente y no puede frenarse a menos de que nuestra moneda deje de perder valor en el mercado; no obstante, como todo ello está fuera de nuestro control, a nosotros como empresarios nos queda únicamente tomar todas las medidas adecuadas para evitar que esta situación externa genere terribles afectaciones en nuestro negocio.

 

Tenga en cuenta que su compañía sí necesita mantenerse a la vanguardia de los avances tecnológicos, de modo que pueda seguir brindando servicios de calidad a sus clientes y pueda continuar compitiendo frente a otras empresas que ofrecen servicios y productos similares. Por este motivo, dejar de renovar todas sus licencias de software no es una solución viable. De hecho, el camino correcto es mantener un control más efectivo en el licenciamiento de software, mediante el cual se realice un seguimiento al ciclo de vida de estos activos informáticos, se optimice su vida útil y si sus características no ofrecen ningún beneficio para la organización, reemplazarlas por herramientas con mayor valor agregado.  

 

Aunque estos seguimientos y gestión suenan desgastantes, no tienen por qué serlo si cuenta con nuestro servicio de Software Asset Management y Software License Optimization. Con nuestro software no solo le permitimos aprovechar al máximo la inversión que realiza en licencias, sino que también le proveemos información de alto valor respecto a la utilidad de estas herramientas y las ventajas que estas pueden ofrecerle, de manera que usted pueda conocer qué necesita realmente su empresa en términos de software. Incluso, si usted no cuenta con el equipo de profesionales especializado en el manejo y gestión efectivo de licencias de software, nosotros podemos hacerlo por usted. 

Las soluciones para evitar que usted tenga que padecer los efectos de la subida del dólar en sus licencias de software están en sus manos. No siga realizando inversiones sin mantener un control férreo o informarse adecuadamente sobre los beneficios que le ofrece cada una de estas herramientas, mejor garantice la vida útil y la optimización licencias de software con nuestra ayuda. En Softimiza lo estamos esperando, no lo dude más.

Artículo tomado de Softimiza