Principales métricas para evaluar el funcionamiento del RPA

 

El tiempo de ejecución de los procesos, el ahorro de mano de obra y el aumento de proyectos emprendidos, son unas de las métricas que se ven beneficiadas en el retorno a la inversión gracias al RPA.

Al igual que sucede con cualquier actividad, herramienta y proceso que se realice al interior de la organización, es necesario que su equipo de trabajo TI lleve a cabo una evaluación periódica de sus sistemas de RPA (robotic process automation) de modo que usted como empresario pueda determinar si la implementación de esta solución tecnológica está cumpliendo con los objetivos de eficiencia y productividad que desea. A través de la medición y el análisis de métricas clave, es posible obtener una visión general del impacto que la automatización de procesos tiene en su negocio, tomando el estudio como una base para la toma de decisiones estratégicas a largo plazo. 

 

Con el objetivo de que usted pueda llevar a cabo esta evaluación de forma correcta, en esta nota de Softimiza le explicaremos a grandes rasgos qué es el RPA y le compartiremos los detalles de algunos de los principales métodos para medir su eficiencia. Si está interesado en maximizar el retorno de la inversión en esta tecnología y obtener un verdadero beneficio para su empresa, ¡no pare de leer!

 

RPA: ¿qué es?

 

RPA (Robotic Process Automation) es una tecnología que permite optimizar procesos de negocio mediante el uso de robots o "bots" que realizan tareas de manera autónoma. Estos bots pueden interactuar con aplicaciones y sistemas de información de la misma forma que lo hace una persona, ejecutando tareas diversas que suelen ser tediosas y de limitado valor para la operación diaria como la entrada de datos, el procesamiento de transacciones, la actualización de registros, la redacción de informes, entre otros.

 

El objetivo principal de RPA es mejorar la eficiencia y reducir los errores humanos en procesos de negocio repetitivos y reglamentados, permitiendo a las empresas ahorrar tiempo y dinero, al mismo tiempo que sus colaboradores pasan a enfocarse en tareas de mayor valor agregado.

 

¿Qué métricas existen para evaluar el desempeño del RPA?

 

Ahora bien, para que pueda garantizar que obtiene todos estos beneficios que le mencionamos y muchos más, es importante que tenga en cuenta y aplique las siguientes métricas para evaluar la productividad de su software:

 

- Tiempo de ejecución 

 

Una de las ventajas más importantes que ofrece el RPA es la rapidez y nivel de eficiencia con la cual realiza sus tareas. Contrario a un colaborador normal, el bot puede trabajar 24/7 los 365 días del año, sin pausas y sin contratiempos. Ello, por supuesto, es un beneficio competitivo enorme, siempre y cuando el software evidencie un tiempo de ejecución adecuado. Para evaluarlo es necesario medir el tiempo que transcurre desde que el bot comienza a trabajar en una tarea hasta que la completa. Esto puede hacerse registrando el tiempo de inicio y fin del proceso para luego calcular la diferencia entre ambos (empleado y herramienta tecnológica). Si el bot es más veloz (como es usual), la calidad y productividad de esta tecnología en tu empresa estará garantizada. 

 

- Tasa de error 

 

Otro de los motivos que nos impulsan a emplear esta solución tecnológica es la disminución del margen de error. En el día a día, es normal que nuestros empleados cometan ciertas equivocaciones que, lamentablemente, para el final de mes se traducen en cuantiosos gastos extra que nunca debieron ocurrir. Para disminuir este valor, los bots entran a jugar fundamental, ya que ellos trabajan con base en unos parámetros e instrucciones muy precisos, mismos que le permiten eliminar prácticamente cualquier posibilidad de error.

 

Para que compruebes si tu software de RPA es capaz de llegar a ese punto, debes emplear “la tasa de error”, un tipo de métrica por medio de la cual es posible determinar la cantidad de equivocaciones que puede llegar a cometer un bot durante la ejecución de un proceso o tarea. Para calcularla, es necesario contar el número de equivocaciones cometidas durante un período de tiempo determinado y dividirlo por el número total de tareas ejecutadas durante ese mismo período de tiempo. La tasa de error se expresa como un porcentaje. Por ejemplo, si la herramienta realiza 100 tareas y comete 10 errores, su tasa de error sería del 10%. 

 

- Nivel de eficiencia 

 

La eficiencia es un factor que con RPA está 100% asegurado. Los bots están diseñados para trabajar incansablemente y de forma casi perfecta, lo que te permite obtener resultados de mayor calidad que los que en muchas ocasiones puede ofrecerte un empleado normal. Ahora bien, si buscas medir qué tan cierta es esta afirmación, sencillamente debes medir el nivel de eficiencia que manejan actualmente tus bots. 

 

Ten en cuenta que para esta técnica debes tener presente la relación entre el tiempo y los recursos utilizados por el software para completar una actividad en términos de costo y tiempo. Para llevarla a cabo, solo debes medir el tiempo y los recursos empleados por el bot y luego dividir esa cifra por el costo total de la tarea. Por ejemplo, si el software utiliza 10 horas y $100 en recursos para completar una tarea que cuesta $500, su eficiencia sería del 80%. 

 

- Potencial de escalabilidad 

 

Los negocios y las expectativas de los clientes, varían enormemente con cada día que pasa, por lo que es necesario que cada empresa cuente con alto grado de adaptabilidad en pro de mantenerse a la vanguardia de las necesidades de la industria. Para alcanzar este objetivo también es posible emplear el RPA, una tecnología que permite aumentar o disminuir el flujo de trabajo según corresponda. No obstante, para que usted pueda comprobar su escalabilidad, es preciso que mida la capacidad que tiene su software RPA para manejar una mayor cantidad de procesos o tareas sin una disminución en la eficiencia o la calidad. 

 

Para hacerlo, simplemente debes aumentar de forma gradual la cantidad de tareas asignadas al bot y observar cómo responde. Si este es capaz de completarlas de manera rápida y precisa sin una disminución en la eficiencia, entonces se considera que es escalable.

 

Ya que conoce qué es, qué ventajas le ofrece el RPA y cómo puede medir su desempeño, ¿qué espera para adoptar esta tecnología de punta en su operación? En Softimiza, como expertos en la automatización de procesos, estamos prestos para brindarle un servicio completo por medio del cual usted puede potenciar considerablemente la productividad y rentabilidad de su empresa. ¡No lo dude más y contáctenos!

Artículo tomado de Softimiza

Tendencias para el 2023 en transformación digital

 

Impulse los niveles de eficiencia de sus procesos empresariales adaptando sistemas modernos e innovadores de la vanguardia digital. Conozca las tendencias para este 2023, ¡aquí!

Con el objetivo de brindarnos herramientas y servicios cada vez más sofisticados, a diario, miles de personas trabajan para que la tecnología se transforme y avance a nuevos e innovadores niveles. En los últimos años, gracias a procesos de transformación digital, las empresas han tenido la oportunidad de mejorar su operación interna y ofrecer mejores productos o servicios a sus clientes. 

 

Para que usted pueda mantenerse a la vanguardia tecnológica, a continuación, le compartimos las tendencias que marcarán el camino de la transformación digital en el 2023:

 

- Aumento del uso de la inteligencia artificial y un mayor auge de la automatización: La automatización de procesos empresariales en áreas como gestión de inventario, atención al cliente, facturación, recepción de solicitudes, contabilidad, marketing, etc., está ganando terreno gracias al sinfín de ventajas que brinda su adopción. Muchas empresas seguirán impulsando su operación adoptando estas soluciones tecnológicas para mejorar la eficiencia, reducir costos, disminuir la carga de trabajo manual, mejorar los procesos de toma de decisiones, el análisis de datos, entre otros

 

- Mayor enfoque en la experiencia del cliente: Las tendencias de transformación digital también se enfocarán en la experiencia del cliente, ya que las empresas buscarán mejorar la forma en que interactúan con sus clientes a través de la creación de productos y servicios totalmente personalizados. Para ello, emplearán distintos elementos como chatbots, software de gestión de customer service, herramientas de social listening y customer data management, plataformas omnicanales, entre otras. 

 

- Aceleración de la adopción de la nube: La nube ha permitido que las organizaciones no solo accedan a una mayor agilidad y flexibilidad en la adopción de nuevas tecnologías, sino también a que logren disponer de servicios de TI de alta calidad sin tener que invertir en infraestructuras costosas. Como consecuencia de ello, la nube seguirá marcando tendencia como plataforma para almacenar y procesar datos, lo que se estima contribuirá a que las compañías potencien su operación, garantizando que sus colaboradores pueden acceder en todo momento y desde cualquier lugar a los archivos, programas, documentos y demás que necesiten.

 

- Mayor énfasis en la seguridad y la privacidad de datos: A medida que más empresas adoptan la tecnología digital y recopilan más datos, se hace cada vez más necesario e indispensable poder garantizar la seguridad y la privacidad de toda la información almacenada. De acuerdo con lo expresado por Christian Borst, director tecnológico de la empresa estadounidense experta en ciberseguridad “Vectra AI”, en este 2023, muchas compañías deberán enfrentarse a diversos cibercrímenes que estarán dirigidos especialmente a sus sistemas locales, infraestructuras en la nube y aplicaciones SaaS. 

 

Por este motivo, se estima que aumentará el número de compañías que contraten o hagan uso de soluciones tecnológicas por medio de las cuales ellas puedan protegerse contra los ciberataques y asegurar la privacidad de sus datos y los de sus clientes.

 

- Mayor uso de tecnologías emergentes: Las tecnologías emergentes como la realidad aumentada, la realidad virtual y el internet de las cosas también harán parte de las tendencias digitales para 2023, año en el que se espera tengan un impacto significativo en cómo las empresas interactúan con sus clientes y cómo operan en el futuro.

 

Importancia de mantenerse a la vanguardia digital

 

Los motivos que impulsan cada año a que las empresas aumenten su presupuesto para seguir las tendencias de transformación digital, son innumerables. En primer lugar, está comprobado que la adopción de tecnologías digitales y la modernización de los procesos empresariales a través de herramientas como RPA o la gestión de software, mejoran enormemente los niveles de eficiencia, productividad, comunicación y coordinación entre los empleados de una compañía; este hecho genera no solo una mayor rentabilidad y competitividad en el mercado, sino que también contribuye a que las organizaciones puedan adaptarse fácilmente a los constantes cambios que atraviesa la industria.

 

Además, mantenerse a la vanguardia digital puede ser esencial para atraer y retener a los mejores talentos, ya que se ha evidenciado que los trabajadores jóvenes y altamente cualificados a menudo buscan empresas innovadoras y modernas que utilizan tecnologías de vanguardia. De igual forma, tampoco podemos olvidar el impacto que tiene en los usuarios, debido a que utilizar soluciones tecnológicas modernas contribuye a satisfacer las expectativas de los clientes y a proporcionar una experiencia de alta calidad. 

 

Tenga en mente que los clientes modernos esperan poder interactuar con las organizaciones de manera rápida y conveniente a través de canales digitales, y las empresas que no están al día con las últimas tecnologías pueden fácilmente perder consumidores a manos de la competencia. Si no quiere que este sea su caso, ¡contáctenos! 

 

En Softimiza podemos brindarte no solo consultoría experta y personalizada sobre transformación digital para que puedas garantizar el éxito a largo plazo de tu negocio, sino también le ofrecemos servicios de Software Asset Management (SAM), Business Process Mining y, por supuesto, Robotic Process Automation (RPA). Visite nuestra página web y conozca de cerca todos los beneficios que le podemos brindar a través de nuestros servicios. 

Artículo tomado de Softimiza