4 Casos de éxito de compañías de banca que implementan Celonis

Celonis se ha convertido en la herramienta más óptima para las compañías que buscan mejorar su movimiento con el fin de potenciar la productividad, mejorar la experiencia de los clientes, ahorrar costos, etc. Por eso, en esta nota le compartimos 4 casos de éxito de banca que han implementado Celonis, para que se anime y ejecute esta herramienta en su organización. Continúe leyendo.

Celonis se ha convertido en líder mundial de minería de procesos debido a que su poderosa herramienta les permite a las empresas pasar de suponer lo que pasa en sus procesos a entender cómo funcionan realmente. Pero la compañía ha llevado la optimización de procesos de negocio a otro nivel, al crear una plataforma que integra process mining, inteligencia artificial y automatización para maximizar la capacidad de ejecución de las compañías.

Grandes empresas del sector financiero han comenzado a utilizar Celonis para mejorar su productividad, ahorrar costos y aumentar la satisfacción de sus clientes. Hoy hablaremos de tres casos de éxito de implementación del Executive Management System (EMS) de Celonis en unos de los bancos más importantes de Alemania, Portugal, Suiza y América.  

 

¿Por qué implementar Business Process Mining en sectores bancarios?

 

Las entidades financieras constantemente se encuentran enfrentadas a desafíos como la presión de los mercados. Hoy más que nunca, los bancos deben responder con agilidad a las exigencias de los consumidores con servicios y productos de alta calidad. Es por ello que la tecnología y la asesoría en transformación digital se ha convertido en el facilitador para afrontar los retos actuales. 

 

La respuesta ha sido la automatización de los procesos, para lo cual la minería de procesos juega un papel fundamental, pues es la tecnología que les permite a los bancos entender cómo funcionan realmente sus operaciones y cómo interactúan con las personas. Esto ayuda a que las conexiones entre la automatización y las tareas manuales sean óptimas y fuertes, logrando una optimización de procesos con mejores resultados en efectividad y eficiencia.    

 

Casos de éxito Celonis en banca  

 

1. HPV 

 

El HypoVereinsbank utiliza Celonis para optimizar la productividad, satisfacción de clientes y administración de riesgo en sus procesos clave de cara al cliente y en lograr la excelencia.  HPV se encuentra dentro del top 3 de los bancos privados en Alemania y brinda servicios tanto a clientes individuales como corporativos. La digitalización es una prioridad para el banco y la han enfocado en la optimización de puntos clave del proceso de atención a los clientes, en toda la cadena de valor desde el back office hasta el font. 

 

Para ellos la optimización de los procesos es un requisito para poder digitalizar sus operaciones. En este sentido, lo primero que hicieron fue analizar sus procesos para entender si estaban bien y si no, en dónde se encontraban las ineficiencias.  

 

Debido a que los objetivos del área de gobierno y finanzas del banco es mejorar la productividad para aumentar la satisfacción de los clientes y mantener los controles en el lugar adecuado, implementaron el EMS (Executive Management System) de Celonis lo que les permitió identificar fallas potenciales y oportunidades de mejora para optimizar todo el proceso a partir de datos reales. 

 

La plataforma les brinda una visualización de la complejidad de sus procesos, pero de una forma clara. Con el mapa de los procesos, identifican cuales ineficiencias causan el mayor impacto en su ejecución, cuáles son los casos más afectados y cuáles son las ineficiencias repetitivas. Con base en esta información priorizan los cambios e inversiones que se deben realizar para optimizar el proceso de forma efectiva y eficiente.            

 

Al optimizar el proceso basado en lo que la plataforma muestra, tienen todos los medios para ejecutar la digitalización de los procesos de atención al cliente. 

 

2. Citibank

 

La entidad financiera que cuenta con sucursales en más de 36 países utiliza la herramienta de Celonis para reducir sus procesos manuales, acelerar las operaciones e incrementar el compliance. Citibank es un banco global que se concentra principalmente en Estados Unidos y Sudamérica, se caracteriza por ser una compañía digital con servicios en línea sólidos y de los más exitosos del mercado.  

 

La rapidez y precisión de la atención al cliente es uno de los principales objetivos de la compañía, por ello reconocen que la eficiencia y optimización de sus operaciones son indispensables para garantizar la satisfacción de sus más de 1000 usuarios. Citibank comenzó a utilizar Celonis para afrontar retos como las intervenciones manuales en las transacciones de pago derivadas de retrabajos, el potencial de automatización, las multas por el incumplimiento de SLAs (Service Level Agreement) en reportes regulatorios y la demora en los tiempos de resolución de solicitudes. 

 

Con Celonis lograron disminuciones de 10 millones de dólares en las multas asociadas a la mejora en los tiempos de presentación de informes regulatorios, 47% de reducción en los costos de procesamiento de pagos al incrementar los procesos automáticos focalizados y 50% de reducción en los tiempos de resolución de incidentes con los clientes.    

 

3. Caixa Geral de Depósitos 

 

El banco que ofrece servicios integrales y cuenta con 144 años de experiencia en el sector utiliza Celonis para impulsar la velocidad y eficiencia en la recuperación de créditos. Caixa es el banco más grande en Portugal, pero aunque es tradicional también es una institución moderna y digital. El banco tiene claro que lo que buscan sus clientes es servicios y para ello la eficiencia y rapidez es determinante para satisfacer sus necesidades y requisitos.   

 

Para ellos, la clave para que una compañía pueda trabajar de forma inteligente y eficiente, es entender que es lo que sucede realmente en sus procesos. Por este motivo la compañía decidió implementar Celonis, no solo porque es una herramienta de minería que les permite entender sus procesos, sino que también les permite actuar sobre sus operaciones. 

 

Celonis les permitió conectar los puntos que se encuentran a lo largo de todo el proceso, desde el inicio hasta la salida, con lo cual pueden dirigir correctamente las acciones y mejoras que deben ejecutar para que el negocio funcione mejor y mucho más rápido. Para Caixa, el mecanismo del EMS, les permite evidenciar el progreso diario de las operaciones, y ese análisis constante los ha llevado a ser más eficientes.   

 

4. PostFinance

 

Con Celonis, PostFinance, la líder y más grande institución financiera en Suiza está optimizando el recorrido de sus clientes con la marca. El banco maneja el 60% de todas las transacciones en el país y cada año abre entre mil y dos mil cuentas nuevas, pero con este volumen de clientes, para ellos es indispensable que sus operaciones sean meticulosas y sus procesos, precisos. 

 

El process mining les ha permitido visualizar de forma clara y sencilla cómo se ejecutan realmente sus operaciones, labor que era compleja debida a que por lo general se repiten aproximadamente 10 mil veces. 

 

PostFinance utiliza Celonis para la apertura de cuentas, decisiones de crédito y procesamiento de los créditos. La plataforma les ha permitido ver que estos procesos se pueden ejecutar de muchas formas diferentes. Identificaron que la experiencia del cliente en la creación de nuevas cuentas se tenía que optimizar y pasar del diligenciamiento de muchos formatos a una apertura más simple en una sola interacción. Eso lo lograron gracias a la minería de procesos con la plataforma de Celonis. Por otra parte, en el proceso de aprobación de crédito identificaron mejoras que les permiten ahorrar costos.     

 

Así como a estas compañías, el sistema de ejecución de Celonis puede ayudar a potenciar la productividad, mejorar la experiencia de los clientes, ahorrar costos y lograr mayor eficiencia de cualquier tipo de empresa. La plataforma está diseñada para que con la minería de procesos, la inteligencia artificial y la automatización obtenga un mapa claro de sus procesos y acciones que puede aplicar para mejorar brechas, deficiencias, cuellos de botella y más. 

 

Si quiere maximizar la capacidad de ejecución de su banco o entidad financiera, en Softimiza le ayudamos a implementar el EMS de Celonis, integrándolo a la perfección con sus sistemas transaccionales para lograr los mejores resultados de optimización en sus procesos. Además, le brindamos consultoría en transformación digital para que su compañía se adapte a las tendencias del sector y a los requerimientos de los clientes. ¡Contáctenos!

Artículo tomado de Softimiza

¿Por qué el análisis e inteligencia de procesos es necesaria para el sector bancario?

Los bancos, desde su creación, siempre han manejado gran cantidad de datos interna y externamente, pero no los transforman tan fácilmente en operaciones, ya que les resulta un reto. Por eso, en esta nota le contamos la forma de mejorar la mecánica bancaria para que sea más eficaz y se sume a la minería de procesos. 

Los bancos de todos los tamaños están llenos de datos, pero convertirlos en información para hacer las operaciones bancarias más efectivas siempre ha sido un desafío.

Los procesos críticos a menudo aumentan en complejidad con el tiempo y contienen numerosas tareas y pasos que los complejizan. Tareas manuales, cuellos de botella, errores y omisiones, reelaboración, retrabajo y entrada de datos repetida, son la norma y no la excepción. 

 

En un entorno de márgenes decrecientes y mayores expectativas de los usuarios, tales fallas en el proceso pueden ser devastadoras para la experiencia del cliente y para los resultados organizacionales. 

 

Por estas razones, en el mercado actual es más importante que nunca que el sector financiero comprenda a su cliente, sus productos, sus canales y sus precios, asegurándose de que está adaptando las ofertas de productos a las etapas de la vida de sus clientes y maximizando sus ingresos. 

 

Pero ¿cómo hacerlo? Aquí es donde entran en juego el análisis e inteligencia en procesos automatizados para bancos. 

 

Razones para usar el análisis e inteligencia de procesos en el sector bancario

 

Las herramientas de análisis big data e inteligencia de procesos han cambiado la forma en que se procesa esta información, lo que permite identificar tendencias y patrones que luego se pueden utilizar para informar decisiones comerciales a gran escala. Si bien un dato es un solo punto, varios elementos de información pueden crear una imagen más completa que se puede utilizar para maximizar los resultados operacionales.

 

• Para conocer las prioridades del cliente

 

Las expectativas de los clientes están cambiando y la banca debe integrarse perfectamente en su vida cotidiana. El mapeo del recorrido del usuario le permite poner las perspectivas del cliente en el centro de sus operaciones, identificar los puntos de contacto y comprender exactamente cómo los usuarios experimentan su negocio, luego use estos conocimientos para mejorar la satisfacción. 

 

• Para optimizar los costos

 

Uno de los mejores aspectos de la inteligencia de procesos en la banca es que los datos son útiles para alcanzar los objetivos tanto de un proyecto actual como de proyectos futuros. El análisis e inteligencia de procesos le permite encontrar posibilidades de reducción de costos identificando las mejoras operativas que puede realizar, pero ese tipo de datos y los indicadores clave de rendimiento con los que comenzó, continúan siendo suyos después de que el proyecto específico haya finalizado.

 

Es decir, puede mantener la reducción de costos porque el análisis e inteligencia de procesos bancaria le brinda las herramientas necesarias para continuar evaluando sus métricas con respecto a sus objetivos. Además, con los datos que tiene a su disposición, puede seguir estableciendo nuevos KPIs para futuros proyectos de inteligencia empresarial bancaria con los que desee seguir adelante.

 

Una ventaja de la inteligencia en la banca es su componente de análisis en tiempo real. Su proyecto puede configurarse para analizar datos, lo que permite detectar cualquier cambio que interfiera con sus KPIs.

 

• Para minimizar el riesgo y las fallas de cumplimiento

 

Una de sus principales prioridades es mantener contentos a los reguladores y asegurarse de que su marco de riesgo y cumplimiento sea del más alto nivel. Con el análisis de procesos, puede realizar comprobaciones de cumplimiento en tiempo real de forma rápida y sencilla basándose en sus propios datos. Al comparar la forma en que debe ejecutarse un proceso con la forma en que realmente se emplea, consigue detectar las infracciones de cumplimiento y tomar las medidas adecuadas de inmediato. 

 

• Para aumentar la seguridad

 

Una de las formas más importantes en que el análisis de datos ha impactado a la industria de servicios financieros radica en la prevención y detección del fraude. La capacidad del aprendizaje automático y la inteligencia artificial para detectar patrones en el comportamiento del consumidor y los datos transaccionales permite identificar e investigar rápidamente las fallas. Esto permite el reconocimiento rápido de actividades potencialmente fraudulentas, proporcionándole a su empresa formas de reducir los costos asociados con el fraude y mejorar los niveles de confianza de los clientes.

 

• Para mejorar las perspectivas de marketing

 

Con la ayuda del análisis de proceso, puede diseñar productos para optimizar las ventas y minimizar el desgaste de los esfuerzos del equipo marketing. Por lo tanto, juega un papel muy importante en la minimización de los riesgos asociados con un producto, ya que puede comprender sus limitaciones de antemano y también al identificar los activos que no funcionan.

 

Los bancos pueden maximizar su retorno de la inversión (ROI) con análisis, ya que tienen la capacidad de crear un marketing optimizado, por lo que el producto correcto está dirigido al tipo más adecuado de consumidor, y esto es clave para la banca de la nueva era.

 

El análisis e inteligencia de datos y procesos se ha convertido en una parte integral del sector bancario y en la optimización de procesos de negocio. Los bancos que no integran la analítica empresarial y minería de procesos no solo están perdiendo oportunidades de crecimiento, sino que también pueden dejar de ser competitivos en el mercado a lo largo del tiempo. 

 

En Softimiza lo ayudamos a impulsar la rentabilidad y optimizar sus operaciones comerciales, a través del análisis e inteligencia con la herramienta líder en el mercado de minería de procesos: ¡conozca el sistema de control de procesos de negocios (Executive Management System) de Celonis y cómo puede impulsar su empresa!

Artículo tomado de Softimiza

¿Cómo optimizar el proceso Order-To-Cash con Process Mining?

Para optimizar los procesos de negocio, en esta nota le enseñamos el Order-To-Cash, un proceso comercial que ayudará a su empresa a relacionarse mejor con el cliente, situación que abarcaría la totalidad del sistema de procesamiento de pedidos, desde su recepción hasta el momento en el que se realiza el pago y se registra la entrada en los libros contables. No deje de leer para que le contemos más sobre este desarrollo.

El proceso Order To Cash (O2C) tiene un rol decisivo en el éxito de una empresa y en el impulso de la relación de una organización con el cliente. Por lo general las empresas concentran la mayor parte de sus esfuerzos y recursos en el periodo desde la atracción del cliente hasta que este realiza un pedido, pero la optimización del proceso O2C es necesario y puede generar grandes beneficios que impactan todo el negocio, principalmente en la recurrencia, o no recurrencia, de compra por parte de sus clientes.

¿Qué es el proceso Order To Cash?

 

Order To Cash, también conocido como OTC u O2C, es el proceso comercial que abarca la totalidad del sistema de procesamiento de pedidos, desde su recepción hasta el momento en el que se realiza el pago y se registra la entrada en los libros contables. 

 

El ciclo del O2C cubre desde la solicitud, pedido, compra o transacción de sus clientes, hasta la gestión del pedido, cumplimiento, envío, la generación y pago de facturas, las cuentas por cobrar e informes de las mismas. Sin embargo, la gestión del proceso no termina cuando se paga el pedido, hay otros pasos importantes que ocurren después de esta acción, como la facturación y el registro en los libros contables; los datos de actividad registrados a lo largo del ciclo del pedido al cobro se deben analizar para identificar oportunidades de mejora y optimización. 

 

¿Cuando aplicar Process Mining al proceso Order To Cash?

 

Un proceso OTC normalmente tiene reprocesos, más cambios, despachos parciales, inventarios incompletos, lento o complicado puede resultar en pérdida de ingresos y de clientes, daño a la reputación e incluso problemas de cumplimiento. Los datos son fundamentales tanto para simplificar el ciclo O2C como para corregir y evitar los errores que se producen o pueden producir. 

 

Identificar qué es lo que realmente está pasando ayuda a reducir el volumen de errores y permite que la información pase de las ventas al departamento correspondiente de la gestión de pedidos y a la facturación sin retrasos innecesarios.

 

La minería de procesos y tareas, es clave para pasar de suponer lo que sucede en cada uno de los pasos del ciclo OTC a entenderlo completamente, pues a través de los registros de los sistemas es posible reconocer fallas y desviaciones que obstaculizan la finalización exitosa de O2C, así como identificar mejoras en la producción, logística, inventarios, centros de despacho y procesos contables.

 

Con Process Mining todos los datos relevantes de la organización se absorben, reconstruyen y analizan en busca de tendencias y patrones a través de algoritmos. Un análisis de la causa raíz proporciona una imagen clara de dónde el proceso está funcionando correctamente y dónde no.

 

De esta forma, su empresa  estará en la capacidad de identificar con total certeza en dónde se deben implementar los cambios y dónde tienen el mayor impacto para mejorar el rendimiento y la eficiencia generales. En este sentido, la minería de procesos en O2C ofrece resultados que tienen un impacto positivo en la entrega a tiempo y en los cobros de las facturas. 

 

¿Cómo optimizar el ciclo O2C?

 

La optimización del ciclo Order To Cash a través de la minería se aplica específicamente en cuatro aspectos principales: 

 

• Descubrimiento del proceso

 

• Comprobación de la conformidad

 

• Gestión de recursos

 

• Disminución del tiempo de ciclo

 

Celonis es la plataforma de gestión de ejecución que mediante la minería de procesos ofrece distintas aplicaciones para la optimización de los diferentes procesos del negocio visualizándolas para detectar ineficiencias de forma rápida y sencilla.  

 

• La aplicación para la gestión de pedidos le permite aumentar la productividad y confiabilidad en las operaciones de los pedidos para entregar a tiempo y reducir los costos, al controlar y monitorear cada paso del proceso de administración de pedidos. Prediga la probabilidad de la entrega a tiempo de cada pedido utilizando el aprendizaje automático e impulse acciones para priorizar las órdenes y su cumplimento.   

 

• Una de estas aplicaciones está directamente relacionada con las cuentas por cobrar, con la cual se puede mejorar el capital de trabajo y mitigar el riesgo mientras reduce los costos. Priorice los clientes según la probabilidad de pago y el valor de la factura, con lo cual puede obtener pronósticos de efectivo automatizados. 

 

Además, puede mitigar el riesgo crediticio verificando continuamente los límites de crédito y ajustarlos dinámicamente para obtener nueva información o cambios en el comportamiento del cliente. Mejore el capital de trabajo disminuyendo los días de ventas pendientes, mitigue el riesgo de la relación de deuda incobrable a ventas y reduzca los costos.  

 

Sin duda el EMS (Executive Management System) de Celonis, con sus aplicaciones, es el sistema de control de procesos de negocio que necesita para optimizar su ciclo Order To Cash, así como todos sus procesos estratégicos de negocio. En Softimiza somos partners en Colombia de Celonis, el líder mundial de minería de procesos. Contáctenos para ayudarlo a implementar la herramienta y lograr los mejores resultados en eficiencia, productividad y reducción de costos. 

 

Recuerde suscribirse a nuestro boletín para conocer más aplicaciones de la plataforma de Celonis en su negocio.

Artículo tomado de Softimiza 

¿Cómo medir los procesos de su negocio en tiempo real?

Actualmente avanzar en el campo digital empresarial se ha vuelto indispensable para las compañías, sobre todo, porque están involucrándose más con las experiencias de sus clientes. Por eso, en esta nota le mostramos cómo medir los procesos de su negocio en tiempo real, para que analice la información movida dentro de la organización, mire sus operaciones y convierta estos datos en fruto de conocimiento.

Maximizar la eficiencia y proporcionar buenas experiencias a los clientes es el objetivo de todo negocio, pero es un desafío lograrlo cuando no se tiene visibilidad total de los procesos empresariales. En este sentido, para tener éxito y poder actuar es necesario rastrear, medir y entender.

¿Por qué es importante medir los datos en tiempo real?

 

Los procesos de sus negocios generan constantemente datos de valor, siendo estos el activo más importante para su empresa. Analizar esta información en tiempo real representa una ventaja competitiva muy importante para usted, ya que le permite comprender sus operaciones y convertir esos datos en conocimientos.

 

A continuación se enlistan los beneficios de esta acción: 

 

• Tener una visión completa del cliente 

 

Con el análisis en tiempo real, usted puede ver de inmediato lo que prefieren sus clientes y las interacciones que tienen con su empresa.  Esto le permite garantizar un servicio personalizado capaz de abarcar las necesidades de estos, minimizando los puntos de fricción que afectan las interacciones.  

 

• Identificar cambios

 

Con la  información actualizada puede identificar cualquier alteración, falla e ineficiencia en sus procesos.  Por lo tanto, tras conocer y entender las situaciones, es posible tomar medidas correctivas de forma inmediata y así minimizar los posibles riesgos. 

 

• Corregir desviaciones

 

Una falla en los procesos críticos, puede significar serios problemas con clientes, proveedores y socios. El seguimiento del proceso en tiempo real permite identificar fallas y  corregir desviaciones, ahorrando dinero y generando opciones para incrementar los ingresos.

 

 • Agilizar procesos 

 

A medida que los software de monitoreo para negocios presentan los datos en forma condensada y lista para analizar, la necesidad de informes extensos eventualmente desaparecerá. De esta forma, los empleados que anteriormente tenían la responsabilidad de concentrar la información, tendrán más tiempo disponible para otras tareas, lo que contribuirá a un aumento de la productividad. 

 

• Reducir la probabilidad de errores 

 

El análisis de datos en tiempo real contribuye a reducir las fallas de comunicación y acelera la consolidación de datos. Toda la información de los procesos, end to end, estará en un solo lugar, lo que hace que los procesos analíticos sean más ágiles y efectivos. 

 

Considerando lo que puede lograr con los datos en tiempo real, entonces… 

 

¿Cómo comenzar a medir los procesos en tiempo real? 

 

La ingestión de datos en tiempo real la puede hacer a través de la plataforma de gestión de ejecución de Celonis EMS (Executive Management System), es fácil de usar, escalable y además permite:

 

• Conexión de datos en tiempo real.

 

• Transformación de datos simplificada.

 

• Administración de minería de tareas.

 

• La creación de extractores.

 

¿Cómo funciona la ingestión de datos en tiempo real?

 

Debe extraer sus datos de las aplicaciones empresariales de negocio como ERPs y CRMs, de herramientas de productividad y de sus actividades de escritorio locales.

 

Convierta los datos sin procesar en información a través de la plataforma EMS de Celonis. 

 

Cree un modelo de datos que represente los múltiples sistemas conectados y guárdelos en la plataforma EMS de Celonis, para que estén listos y disponibles al ejecutar la minería de procesos.  

 

Si quiere obtener estos beneficios para su empresa, en Softimiza lo ayudamos a implementar la plataforma EMS de Celonis.

 

Logre la optimización de procesos para su empresa. Somos partner del líder mundial en minería de datos. ¡Contáctenos!

Artículo tomado de Softimiza 

Ventajas de entender los procesos de su negocio

Implementar en su empresa Business Process Mining, cambiará muchos de los procesos que ya maneja en ella, haciendo que mejoren indudablemente y monitoreando todo lo que realice en tiempo real. En esta nota le contamos los beneficios a entender de los procesos de su negocio. ¡No deje de leer!

Dirigir su empresa eliminando el sistema fragmentado que limita su capacidad de ejecución es posible, con inteligencia de procesos de negocio y el análisis de datos.  

Pasar de suponer lo que pasa en sus procesos o idealizar lo que debería suceder, a comprender de una forma clara y visual lo que en realidad ocurre, puede tener infinidad de ventajas para  su empresa, incluso más de las que se puede imaginar.  Para mayor claridad al respecto, a continuación enlistamos algunos de los beneficios que seguro obtendrá al implementar Minería de Procesos (Business Process Mining) en su empresa.

 

Beneficios del Business Process Mining 

 

• Auditoría rápida de los procesos

 

La minería de procesos le permite evaluar, a partir de los sistemas y la data real de cada transacción, la forma en la que se ejecutan las tareas, actividades, procedimientos e interacciones en su empresa. Ello facilita identificar el cumplimiento del rendimiento operativo y la eficacia de las áreas productivas de una forma rápida. Al captar la información en tiempo real de los sistemas, puede obtenerla de forma oportuna para entender si la operación es eficiente y disminuir los riesgos y problemas potenciales antes de que impacten negativamente en la organización. 

 

• Encuentre y entienda las desviaciones del proceso

 

La minería de procesos no solo le permite encontrar los cuellos de botella, ineficiencias, desviaciones, inconformidades, debilidades y riesgos, sino que además identifica su causa. Lo cual le posibilita tomar decisiones profundas y correctivas basadas en datos que solucionen el problema desde su raíz, generando así  la optimización de procesos de negocio.

 

• Transparencia basada en histórico de datos

 

El Business Process Mining le da un panorama claro de la forma en la que se han ejecutado los procesos y cómo estos cambian con el tiempo, lo cual le permite monitorear el desempeño de los mismos y los actores que interactúan es estos.

 

• Mejora en el cumplimiento

 

En muchas ocasiones es difícil medir el cumplimiento, sobre todo en procesos complejos, pero Business Process Mining facilita esta labor, al proporcionar los datos para rastrear todo el ciclo (end to end), lo cual funciona como una guía para estandarizar la forma en la que se debe implementar el proceso.

 

Ello se traduce en una mejor verificación a la ejecución de las operaciones de acuerdo con las reglas, regulaciones o cualquier otro requisito.  

 

• Optimización continua 

 

Al entender cómo funcionan los procesos y cómo deberían hacerlo puede ayudar a identificar las acciones de mejora que se deben llevar a cabo para lograr la optimización del rendimiento. Además, le permite realizar seguimiento y control proactivo de los proyectos de mejora.

 

• Toma de decisiones basada en datos 

 

Los datos son la base para la toma de decisiones acertadas y estratégicas debido a  que le permite identificar la realidad del proceso, entendiendo lo que necesita corregir. Así mismo, la información confiable y clara reduce los tiempos en la toma de decisiones.

 

• Optimización de costos y operaciones comerciales más rentables

 

Comprender la realidad de sus procesos facilita la reducción de costos operativos y laborales al permitir eliminar tareas, funciones o acciones redundantes que no aportan nada al proceso. Al obtener un mapa del proceso se obtiene también información valiosa, como su duración, los recursos necesarios, la frecuencia y los importes involucrados. Con ello es más fácil identificar dónde se pueden reducir los costos y en dónde se están generando excesos.   

 

Como consecuencia del ahorro de costos y al destinar los recursos asertivamente, las operaciones comerciales aumentan su rentabilidad arrojando mejores resultados. 

 

• Respuesta oportuna a los cambios

 

La receptividad y la adaptación al cambio son motores para el éxito empresarial, por lo que su empresa debe ser capaz de reconocer las demandas y preferencias cambiantes de los clientes y el mercado. En este sentido, entender los procesos le permite saber en dónde exactamente debe actuar e intervenir para responder rápidamente al cambio. 

 

Adicionalmente, tener una cultura de toma de decisiones basada en datos permite aplicar acciones que impacten positivamente en su empresa.

 

• Mayor productividad

 

El análisis de los procesos de negocio; ayuda a aumentar la productividad permitiendo  reducir demoras, ineficiencias, reprocesos o fallas en la organización. 

 

• Retención de clientes

 

Retener clientes es un desafío, pero cuando se mejora la productividad y la innovación en el negocio, es mucho más fácil que los clientes estén satisfechos. De esta manera, alinear su  gestión de procesos permite crear mejores experiencias para sus clientes, minimizando la fricción y generando una mayor retención. 

 

¿Quiere obtener estos beneficios en su negocio? Pase de suponer a entender lo que sucede en su empresa de la mano de Softimiza. Con el sistema de control de ejecución (Execution Management System) de Celonis. El cual integra minería de procesos, inteligencia artificial y automatización; permitiéndole entonces resolver lo que va mal en sus tareas y procedimientos con medidas automatizadas e inteligentes.

 

Recuerde que, la mejora continua de procesos aumenta su capacidad de obtener resultados cada vez mejores en su empresa. ¡Contáctenos para comenzar!

Artículo tomado de Softimiza 

Errores comunes en los procesos de auditoría de software

Una auditoría de software a menudo se considera una molestia o una pérdida de tiempo, pues ocurre que requiere gran dedicación de tiempo y se gasta energía realizándola. En esta nota le hablaremos sobre los errores más comunes que se presentan en los procesos de auditorías informáticas empresariales.

Una auditoría de software a menudo se considera una molestia y una pérdida de tiempo, pues el personal de TI y otros procesos dedican mucho tiempo, esfuerzo y energía a prepararse para la auditoría hasta el último detalle. Aun así, en muchos casos el informe final de los proveedores muestra fallas. Estos errores a menudo se deben a pequeños desaciertos que comete la empresa, sin siquiera darse cuenta de su impacto.

Por esta razón, hoy le contamos los errores más comunes que suceden en las auditorías informáticas a las empresas.

 

¿Qué es una auditoría de software?

 

Una auditoría de software es un proceso por medio del cual un proveedor valida las condiciones de uso del software por parte de un cliente y las compara con los derechos de uso adquiridos. En la gran mayoría de los casos estas auditorías buscan proteger los derechos de propiedad intelectual del fabricante del software, aunque también es común que sean utilizadas como mecanismos de presión para lograr el cierre de transacciones comerciales. 

 

Si la auditoría revela problemas con las licencias de software, se generan cobros de licencias,  multas y sanciones a la empresa, además es posible que incluso se enfrente a acciones legales.

 

Según el tamaño de la organización y el consumo de software, las auditorías pueden realizarse anualmente o después de un crecimiento reciente. Es inusual que una empresa pase más de dos años sin una auditoría. 

 

No contar con un equipo de respuesta a la auditoría formal

Comúnmente, las empresas no centralizan la comunicación con los auditores a través de un equipo formalizado. Los proveedores a menudo tienen acceso directo a los administradores de TI y al personal de operaciones, lo que puede llevar a un intercambio excesivo de información o datos recopilados que no son relevantes para el alcance de la auditoría de software. 

 

Sin embargo, lo ideal sería que designe un único punto de contacto para cualquier revisión de licencia a fin de evitar fugas de información que aumenten los hallazgos adversos y la exposición al riesgo de implementación excesiva de software.

 

Los datos proporcionados a proveedores y auditores contienen demasiada información

 

Durante una reunión inicial o de alcance, los auditores hablan sobre los procedimientos de recopilación de datos. Por lo general, brindan flexibilidad sobre cómo extraerán los datos de software pertinentes de las herramientas existentes o sus propios scripts de shell personalizados. 

 

Sin embargo, en la mayoría de las veces, la salida contiene información que no es directamente relevante para el alcance de la revisión del proveedor. Es por ello que resulta importante que revise el código de cualquier script personalizado y verifique las palabras clave que se utilizan para las consultas de descubrimiento de software, ya que podrían revelar datos sobre usuarios, sistemas u otros proveedores que no deben exponerse.

 

Saber menos de sus activos de software que el proveedor

 

La mejor defensa contra los resultados negativos de las auditoria de activos de software es conocer el entorno tecnológico al revés. En muchas empresas, la calidad de la información de su inventario TI es el mayor desafío, pero si no sabe cuáles son sus activos tecnológicos, es probable que tenga problemas con las auditorías, pues si no conoce sus activos, ¿cómo puede hacer cumplir los controles y documentar esa acción?

 

Depender de los procesos manuales para atender las solicitudes de los auditores

 

Configurar servidores, herramientas y otros activos tecnológicos para cumplir con los plazos y ejecutar los requisitos de cumplimiento es difícil, y no utilizar  herramientas de automatización para estas labores, es prepararse para fallar.

 

La capacidad de rastrear fácilmente los activos y su entorno es especialmente importante cuando hay multas y gastos adicionales en juego. 

 

Ver a los auditores como a un enemigo

 

Generalmente las empresas no están felices de escuchar acerca de una próxima auditoría en cualquier área o proceso. ¿Quién quiere que un experto externo revise su operación, documentación y entreviste al personal? Ver a los auditores como adversarios solo conduce a más problemas.

 

Estar preparado para cumplir con estas expectativas de los proveedores contribuirá en gran medida a lograr resultados de auditoría exitosos, y solo puede hacerlo si considera a los auditores como socios en ese proceso. 

 

No cuestionar los hallazgos, cálculos y suposiciones de la auditoría

 

Una vez que los datos de implementación del proveedor se recopilan y concilian con los derechos de compra del cliente, los auditores generarán una tabla de cumplimiento que resume la posición de licencia efectiva del auditado, marcando cualquier problema de licencia en rojo. 

 

En algunos casos, las empresas no intentan auto-auditar los hallazgos ni verificar si los cálculos y las suposiciones son razonables y corresponden a la realidad de uso. No hacerlo puede costarles una cantidad exorbitante de software y tarifas de soporte al liquidar la auditoría.

 

Para estar completamente preparado para las evaluaciones de los proveedores y evitar los errores que le mencionamos, es necesario contar con el apoyo de un aliado auditor de software experto que lo guíe en la gestión de sus activos de software y planificación de las auditorías, alguien que no tenga contratos de asociación, partnership, distribución o implementación con el fabricante del software, que esté de su lado y que no tenga conflicto de intereses.

 

Softimiza es ese aliado que necesita, con nuestro servicio de Software Asset Management lo ayudamos a que la gestión de sus licencias no sea un laberinto y lo apoyamos en todos los procesos de auditoría para garantizar el éxito.  

Artículo tomado de Softimiza 

Cómo sacar el máximo provecho de SAM en su empresa

La gestión de activos de software (SAM) es el proceso de controlar, administrar, proteger y optimizar efectivamente la adquisición y uso de programas informáticos durante todas las etapas de su ciclo de vida. Ingrese a esta nota y conozca cómo sacarle el mayor provecho a SAM en su empresa

La administración de activos de software genera importantes beneficios para todas las empresas, ayudándoles a evitar el gasto innecesario, el sobre uso de las licencias y la optimización de los acuerdos con los proveedores. Sin embargo, contar con estos beneficios implica utilizar las mejores prácticas en la gestión de las licencias. 

 

Muchas de las organizaciones conocen la importancia y las ventajas que pueden obtener al implementar iniciativas de software asset management (SAM), pero en la práctica les resulta difícil implementarlo de la forma correcta. Es por esta razón, que en muchos de los casos acuden a un servicio tercerizado con expertos que los guíen en el tema.    

 

¿Qué es la Gestión de Activos de Software (SAM)?

 

La gestión de activos de software es el proceso de controlar, administrar, proteger y optimizar efectivamente la adquisición y uso de programas informáticos durante todas las etapas de su ciclo de vida. SAM facilita el cumplimiento de los acuerdos contractuales por parte de su organización, evitando posibles sanciones por parte de los proveedores. 

 

En uno de nuestros contenidos pasados hablamos más a profundidad sobre qué es Software Asset Management y por qué es importante para las organizaciones. Por ello, hoy nos centraremos en hablar de las prácticas o pasos que se deben seguir para alcanzar el máximo provecho de una estrategia SAM.   

 

Pasos para sacar el máximo beneficio de SAM

 

1. Involucrar a los directivos de la empresa

 

Gran parte de la efectividad de la gestión de activos de software recae en la concientización que tengan los directivos de la empresa sobre la importancia y las ventajas que puede reflejar para la organización. Cuando los grandes influenciadores en la toma de decisiones no saben lo que SAM puede hacer por su empresa, los recursos destinados para ello serán escasos o nulos. 

 

Ahora que el software se ha convertido en un activo estratégico de su empresa, su control y optimización también debe serlo; y el involucramiento directivo es la mejor clave para garantizar que los recursos utilizados para la adquisición y renovación del software se conviertan en una inversión y no en un gasto.

 

Por esta razón, es importante que se involucren en la estrategia SAM para su empresa y conduzcas a sus equipos en la adopción de las mejores prácticas de uso de los activos de software. 

 

2. Alinear a los equipos de la empresa

 

Aunque existen programas que son utilizados de forma general en la empresa por la mayoría de los colaboradores (por ejemplo las suite de Microsoft), existen aplicaciones y requerimientos de IT específicos en los distintos equipos. Por ello, se deben tener claras las necesidades de cada uno para cubrirlas dentro de las estrategias SAM. 

 

Los objetivos, procesos, políticas y resultados deben estar alineados entre los equipos, junto con las responsabilidades y roles definidos.  

 

3. Implementar por etapas

 

La implementación de estrategias SAM es complejo, por lo que tratar de cubrir todos los software existentes en todas las áreas de su empresa al mismo tiempo no es efectivo. Esto puede generar necesidades insatisfechas y que no se corrijan algunos errores que no fueron descubiertos. 

 

Lo ideal es adoptar un enfoque paso a paso, es decir, una implementación por etapas que permita identificar la mayor cantidad de errores en cada área de la empresa, pero que esté alineada con los objetivos de la estrategia general. 

 

En SAM, el cumplimiento de pequeños pasos permite un alcance más efectivo a nivel global en la administración de activos de software. 

 

4. Elegir la herramienta adecuada 

 

El software para administración de licencias es uno de los elementos más determinantes en el éxito de la estrategia, ya que es este el que permite recolectar la información necesaria y verídica base para corregir errores. Además, es el que facilita llevar el control del cumplimiento de las licencias. 

 

La herramienta para SAM debería ser flexible, para que se adapte a las necesidades de su empresa; escalable, que permita crecer junto con su empresa, y que permita analizar la información recolectada. 

 

5. Medir la estrategia SAM 

 

Configurar indicadores iniciales para medir el rendimiento y el éxito de la estrategia SAM es importante para evidenciar y comunicar los resultados con los líderes y con toda la organización. Algunas de las métricas que se deben tener en cuenta son el porcentaje y costo total de propiedad, la relación entre el número total de licencias y el número de licencias no utilizadas y la tasa de utilización del software, entre otras. 

 

6. Prepararse para auditorías

 

Las auditorías de softwares son inevitables en algunos casos, por ello,  la estrategia SAM debería preparar a la organización para estar siempre al máximo nivel en cumplimiento de licencias para superar cualquiera de las auditorías de software.      

 

7. Gobernabilidad

 

De poco sirve una iniciativa de SAM si no hay gobernabilidad, control y seguimiento al cumplimiento de los acuerdos contractuales, a las necesidades de nuevo software y al uso que se le da al que ya se ha adquirido. En cualquiera iniciativa SAM es clave que existan reglas, procesos y procedimientos que le permitan a la organización saber qué se compra, qué se instala, quién usa qué herramientas, cuándo es necesario actualizarlas, cuándo se renuevan y qué ocurre cuando es momento de retirarlas.      

 

Cómo lograr una gestión de activos exitosa 

 

Las organizaciones que gestionan efectivamente sus activos de software pueden tener una ventaja significativa en costos frente a sus contrapartes, pero para que esta meta tenga éxito, debe existir una buena planeación de un programa SAM que defina claramente responsabilidades y roles y sea implementado y administrado por un equipo de expertos. 

 

Además, la gestión de activos de software no es un proyecto puntual en el tiempo, sino que debe ser una parte integral de las funciones del equipo TI de su empresa, por lo que requiere de un proceso de mejora continua.  

 

Sabemos que implementar la administración de activos de softwares es un proceso complejo para su organización, por ello, en Softimiza, lo guiamos en el camino. Con nuestros servicios de software asset management y software license optimization le ayudamos a implementar una estrategia efectiva que se refleje en ahorros y optimizaciones en el uso de las aplicaciones. ¡Aproveche al máximo sus inversiones de la mano de Softimiza! 

Artículo tomado de Softimiza