¿Cómo Siemens mejoró sus procesos a escala global con Celonis?

Conozca como Siemens, una de las empresas de mayor fabricación industrial de Europa, le ha apostado a Celonis y a la Transformación Digital, logrando sus objetivos.

Siemens es una de las empresas de tecnología más grandes del mundo y la innovación es uno de sus pilares, por ello, siempre han buscado el uso de herramientas innovadoras para optimizar sus procesos. El Executive Management System de Celonis (EMS) es una de ellas, con la cual han mejorado su toma de decisiones para lograr los resultados que buscan. 

 

El conglomerado alemán utiliza las distintas aplicaciones de ejecución del EMS para diferentes procesos que incluyen ventas, auditoría, Order to Cash, Operaciones y Fabricación. A continuación le presentamos algunos de los resultados que el gigante de fabricación industrial ha logrado al utilizar la asesoría que el EMS le brinda para sus esfuerzos en transformación digital.     

• Reducir la complejidad de las operaciones comerciales es una de las mayores prioridades de Siemens, una tarea sobrehumana a esta escala. En 2011 el objetivo era encontrar una solución capaz de hacer que el proceso de auditoría de Siemens fuera perfectamente transparente y holístico y vieron en el EMS la herramienta para resolver el problema. La implementación permitió extender las capacidades de automatización inteligente y la minería de procesos en logística, finanzas, adquisiciones y ventas. 

 

Desde entonces, han implementado Celonis para 6.000 usuarios en todo el mundo, procesando 100.000 proveedores, más de 200 plantas de fabricación y más de un millón de clientes.

 

• En el departamento de ventas, 1.500 de estos usuarios aprovechan el EMS con Process Mining en su núcleo para reducir el reproceso y aumentar las tasas de automatización. Siemens recibe pedidos por alrededor de 30 millones de artículos cada año y, en algunos casos, puede haber hasta 60 pasos de proceso individuales entre la entrada del pedido y el cobro de efectivo. En este caso, el EMS les permite visualizar todas las actividades y variantes que tienen, una transparencia que les ayuda a optimizar sus procesos de acuerdo a sus objetivos.

 

• Solo en el proceso Order to Cash tienen 300 millones de actividades y 923.000 variantes de proceso, por lo que no tienen un solo camino para evaluar la optimización. Sin embargo, el Process Mining les ha brindado la transparencia que les permite decidir qué actividades quieren evitar, automatizar o sustituir, logrando una mejora significativa. 

 

• Dentro de Order-to-Cash, el objetivo de Siemens era aprovechar Celonis a escala global para comparar métricas en diferentes variables, incluidos países, divisiones, clientes, materiales y productos. Para ello, lanzaron Order Management 4 Tomorrow (OM4T). 

 

El proyecto se centró en tres KPIs: Tasa de Automatización, Tasa de Retrabajo y Tasa de Ajuste Digital. La tasa de ajuste digital es una métrica personalizada, inventada por Franziska Biersack, directora de proyectos de Siemens Digital Industries. Es el número de actividades manuales dividido por el número de artículos de pedidos de venta y cuanto más bajo sea el resultado, mucho mejor. Calcular su tasa de ajuste digital es fácil cuando tiene total transparencia sobre su proceso de pedido a efectivo.

 

Estos esfuerzos han dado lugar a resultados tangibles. Dentro de Order-to-Cash, Siemens ha aumentado su tasa de automatización en un 24% y ha reducido el reproceso en un 11%, lo que resulta en 10 millones menos de acciones manuales por año.

 

• En el departamento de Operaciones y Fabricación, el EMS de Celonis también garantiza la entrega puntual de 1,5 millones de artículos adicionales cada año. Además, la optimización de la gestión de inventario digital de Siemens generó $8,7 millones adicionales en valor económico agregado (EVA). En su proceso de Cash-to-Flow, la herramienta les ayuda a reducir los cambios manuales en el precio o la cantidad y a actuar de inmediato sobre las desviaciones de los plazos de pago y las entregas tardías, con la capacidad de dirigirse a proveedores específicos.

 

El potencial de optimización que se puede lograr con el EMS se evidencia a través de ejemplos como el de Siemens y los otros cientos de casos de éxito de Celonis. 

 

Si quiere conocer el poder de la herramienta en su negocio, en Softimiza podemos ayudarlo. Somos partners de Celonis en Colombia y expertos en consultoría en transformación digital, así realizamos la implementación e integración del EMS con sus sistemas transaccionales y operacionales, le brindamos la asesoría que necesite para lograr la transparencia en sus procesos y optimizar su negocio. ¡Contáctenos!   

Artículo tomado de Softimiza

¿Cómo la minería de procesos y BPMS transforman la industria retail?

Conozca cómo con la minería de procesos puede mejorar considerablemente la industria del retail en esta nota.

Los sistemas de gestión de procesos empresariales (BPMS) ofrecen a las organizaciones la capacidad de optimizar las operaciones mediante la automatización de procesos,  la integración de flujos de datos,  aplicaciones entre los canales sociales, móviles y en la nube. 

 

Cuando estas capacidades se aplican a los requisitos operativos de la industria minorista, surgen una serie de beneficios clave. Además, cuando se involucra la tecnología de la minería de procesos, los beneficios aumentan y se puede alcanzar la máxima capacidad de ejecución de cualquier negocio retail. 

 

Lidiar con la gestión de inventario es una de las partes más desafiantes de las operaciones con las que los empleados minoristas tienen que tratar día a día. Como los clientes solicitan diferentes artículos es común que los empleados deban verificar constantemente existencias. 

 

Es por ello que se hace indispensable disponer de un sistema de base de datos eficaz que identifique, enumere todos los artículos en stock y utilice los sistemas de gestión de procesos empresariales BPM para actualizar automáticamente el inventario en función de las ventas realizadas a través de la web, del móvil y de la  tienda agilizando así el proceso. 

BPM puede permitir operaciones centradas en el cliente

 

Cuando los empleados de la tienda pasan mucho tiempo buscando inventario en las bases de datos o trabajando para hacer coincidir los productos con las ventas, pierden el tiempo que podrían dedicar a brindar una mejor experiencia al cliente. BPM en retail automatiza muchas de las tareas operativas en segundo plano y hace que sea mucho más fácil para los empleados obtener la información que necesitan, cuando la necesitan. 

 

En el comercio minorista, las soluciones BPM pueden servir como un habilitador clave cuando se trata de las operaciones diarias. La solución agiliza las tareas que los empleados de la tienda deben realizar todos los días, automatizando los procesos repetibles y eliminando la monotonía que limita lo que los empleados pueden hacer por los clientes. A través de estos esfuerzos, las empresas pueden involucrar mejor a su personal dándoles tareas más significativas en las que concentrarse, permitiéndoles hacer más por los clientes y generando importantes ganancias de ingresos.

 

La minería de procesos conduce a la mejora continua

 

La minería de procesos es rápida, escalable y ofrece beneficios a través de un enfoque basado en datos objetivos, en anomalías de procesos, cuellos de botella, desperdicios y oportunidades ocultas. Los macrodatos respaldados por la minería de procesos se pueden utilizar como parte esencial de la estrategia corporativa para comprender mejor a los clientes y tomar mejores decisiones comerciales. Además, la minería de procesos ayuda a identificar tareas que tienen un retraso de tiempo significativo.

 

Los datos recopilados a través de la minería se utilizan para reconstruir en detalle las cadenas individuales de actividades realizadas para procesar las transacciones, incluido el tiempo que los empleados de la red minorista dedican a cada paso de los procesos.

 

De esta forma, el process mining en las empresas de retail ayudan a:

 

• Visualizar la forma real en que se realizan los procesos, identificando las desviaciones más comunes.

 

• Determinar las principales áreas de optimización.

 

• Desarrollar una serie de medidas tácticas y estratégicas para optimizar los procesos.

 

• Impulsar la eficiencia de los procesos como resultado del aumento de la eficiencia de los empleados.

 

• Reducir las pérdidas de ventas debido a la exclusión de tecnología de ventas eficiente.

 

• Disminuir la mano de obra como resultado de la optimización de escenarios de procesos extremos.

 

La minería de procesos y los BPMS integrados pueden ayudar a las empresas del sector retail a optimizar sus operaciones en la cadena de suministro, el servicio al cliente, la gestión de cobros y muchos procesos más.     

 

Pero, ¿cómo integrar las dos tecnologías en una sola herramienta? Con el software de monitoreo para negocios de Celonis. El Executive Management System (EMS) integra las tecnologías de minería de procesos, Business Process Management (BPMS), inteligencia de negocios y automatización para medir la capacidad real de ejecución, entender el mejor curso de acción y actuar en tiempo real para mejorar los resultados de su negocio. 

 

Para comprobar lo que el EMS de Celonis, líder en Process Mining, puede hacer por su empresa, en Softimiza implementamos la plataforma y le brindamos la asesoría que necesita para optimizar sus procesos. ¡Contáctenos! 

Artículo tomado de Softimiza

¿Cómo optimizar su gestión de cobros con Celonis?

Dentro de las empresas debe saberse manejar la gestión de cobros de manera adecuada, para que así haya un flujo eficaz de caja y estar al tanto del dinero que se mueve en las compañías.

Hacer crecer una empresa es un trabajo duro, pero es casi imposible crecer si no se administra el flujo de caja de manera adecuada. La gestión eficaz del flujo de caja es fundamental para la salud general de la empresa y garantiza que pueda mantener las inversiones para un mayor crecimiento.

 

Con el tiempo se corre el riesgo de tener recursos limitados como resultado de un flujo de caja deficiente, lo cual afecta mucho más que el desempeño financiero de una empresa. Afecta las relaciones con los proveedores, aumenta el estrés y hace que su empresa pierda oportunidades.

 

Hay varias formas de optimizar las cobranzas, comenzando antes de la compra, para ayudar a reducir los días de ventas pendientes, identificar las cuentas que requieren los esfuerzos de una agencia de cobranza profesional, empoderar a su personal, mitigar el riesgo crediticio y tener un impacto positivo en el flujo de caja.

¿Cómo comprobar la efectividad de su gestión de cobros?

 

El Índice de Efectividad de Cobranzas (CEI) es una métrica popular en todas las industrias que brinda a los líderes de Order to Cash una mejor comprensión de cómo se están desempeñando sus equipos de cobranza.

 

El CEI proporciona una comprensión clara del desempeño de los equipos de Crédito y Cobranzas. Un CEI bajo indica que la organización incorpora una política crediticia sólida y un proceso de cobranza efectivo. Lo recomendable es mantenerlo por debajo del 5%, aunque según la dinámica de ciertas industrias este valor puede variar.

 

Este indicador ayuda a entender qué tan bien (o mal) están las cobranzas de la empresa, pero no tiene en cuenta el esfuerzo que la empresa realiza para cobrar en tiempo y forma. Por ello es que resulta muy importante medir el porcentaje de clientes con deuda vencida que han sido gestionados hace 30 días o menos.

 

Para calcular este indicador es necesario llevar registro de las gestiones que se van realizando con clientes. En la mayoría de los casos lo recomendable es que este indicador se encuentre por arriba del 75%.

 

Puntos claves para la optimización

 

A continuación enumeramos algunas formas con las que puede aumentar inmediatamente la tasa a la que cobra el saldo de sus cuentas por cobrar abiertas:

 

1. Desarrolle un sistema

 

Uno de los aspectos más importantes del proceso de cobranza de su empresa es el sistema. Al hacer crecer una empresa, es importante desarrollar procesos organizados para todos los componentes principales de sus operaciones, y las cobranzas no son diferentes. Un enfoque bien documentado de las cobranzas permite que su equipo sea coherente con las comunicaciones e incluya puntos de contacto con los clientes durante todo el proceso de pago. 

 

Una vez que tenga un buen sistema de cobranza, es importante asignar la responsabilidad a alguien de su equipo o un proveedor externo para que trabaje en el proceso de cobranza.

 

2. Envíe una factura adecuada

 

Muchas organizaciones no pagarán una factura si no incluye toda la información requerida. Antes de enviar una factura, asegúrese de verificar los requisitos de facturación del cliente e incluya toda la información requerida. Algunos elementos importantes incluyen un número de factura único, la fecha de la factura, las condiciones de pago, las instrucciones de pago y la información de la dirección. En muchos casos, los clientes no son proactivos a la hora de identificar los problemas con las facturas por adelantado, por lo que pueden evitar retrasos más adelante al validar la información de la factura.

 

3. Acepte múltiples formas de pago

 

Cada empresa maneja sus pagos de manera diferente. En estos días, los clientes tienen una variedad de opciones disponibles para el pago que incluyen cheques, PayPal, tarjetas de crédito, ACH, transferencias bancarias y más. Si desea acelerar los cobros, a menudo es útil permitir múltiples formas de pago y hacer referencia a las instrucciones en su factura. Descubrirá que es muy probable que las empresas procesen una factura más rápido si se ajusta a sus prácticas comerciales habituales.

 

4. Disminuya los cargos por pagos atrasados de los proveedores 

 

Una de las principales razones por las que las empresas luchan con el flujo de caja es que no cobran los pagos lo suficientemente rápido como para pagar los pasivos a corto plazo.

 

Supongamos que tiene una empresa basada en proyectos y tiene que pagar a los subcontratistas. Bueno, si no cobra puntualmente los pagos de sus clientes, puede incurrir en cargos por pagos atrasados de sus proveedores. Los cargos adicionales por mora y el constante malabarismo de la posición de caja de un proyecto pueden causar estrés en el negocio. Además de los cargos por pagos atrasados que cobran los proveedores, es posible que también le resulte difícil obtener condiciones favorables en el futuro.

 

5. Reduzca las tasas de interés cobradas en las líneas de crédito

 

Al administrar el flujo de efectivo, muchas empresas recurren a las líneas de crédito cuando enfrentan una deficiencia en su efectivo. Dependiendo de la etapa de su empresa una línea de crédito puede resultar costosa. Si se encuentra en sus primeras etapas, una línea de crédito ofrecida por un prestamista puede estar cerca del 30-40% APR (tasa de porcentaje anual). Como alternativa, si puede aumentar la eficiencia de su proceso de cobranza y obtener acceso al efectivo de sus clientes más rápido, entonces puede evitar los costos más altos del capital de trabajo.

 

6. Minimice el tiempo dedicado por los empleados a las cobranzas

 

Uno de los aspectos más importantes de un proceso de gestión de cuentas por cobrar es el sistema. Si su empresa puede documentar y mapear el proceso y desplegar una ruta clara para cobrar pagos, sus operaciones serán más eficientes. Por lo tanto, los empleados no tendrán que luchar para cobrar los pagos vencidos y no perderán tiempo en estrategias para cobrar facturas vencidas.

 

En este aspecto entra en juego el Sistema de Gestión de Ejecución (EMS) de Celonis. Una plataforma que se integra con los sistemas de su empresa para brindarle viabilidad y transparencia de sus procesos, llegando al nivel de detalle de cada documento, factura u orden de compra en este caso, y recomendaciones para optimizarlos. 

 

¿En qué puede ayudar Celonis?

 

El sistema de Celonis utiliza el Process Mining, la inteligencia de negocios y la automatización para ayudarlo a mejorar la confiabilidad de sus proveedores mientras controla los gastos y reduce los costos con la aplicación de ejecución de adquisiciones, diseñada específicamente para ejecutar de manera inteligente cada paso del proceso de adquisiciones.

 

La aplicación viene con un conjunto de módulos diseñados para abordar los desafíos más difíciles en la gestión de cobro. Esta le permite:

 

• Visualizar su proceso y detectar ineficiencias de forma rápida y sencilla con la capacidad de minería de procesos, KPIs prediseñados y análisis.

 

• Convertir las relaciones públicas en órdenes de compra perfectas, sin contacto y compatibles al encontrar y solucionar automáticamente problemas como discrepancias de precios o fugas de contratos sin intervención manual.

 

• Transformar un proceso increíblemente manual en un procedimiento automatizado que entrega rápida y fácilmente un contrato firmado para una compra donde no hay un proveedor estratégico.

 

• Operar con una visión holística de sus proveedores, desde el rendimiento hasta las noticias de terceros o incluso las métricas de sostenibilidad, para asegurarse de que su estrategia de categoría tenga un impacto inmediato en el comportamiento de compra.

 

El sistema de control de procesos de negocio de Celonis, a través de su aplicación de adquisiciones es lo que necesita para tener completa transparencia de su gestión de cobros y optimizarla para garantizar el crecimiento de su empresa. 

 

En Softimiza somos partners de Celonis, si desea experimentar lo que el EMS puede hacer por su empresa, contáctenos para comenzar a implementarlo.   

Artículo tomado de Softimiza

Claves para una estrategia de ejecución que dirija su negocio a la máxima capacidad

En las empresas es fundamental tener una linealidad que permita procesos prósperos y exitosos. Por eso, en esta nota le compartimos algunas recomendaciones clave para formar una estrategia de ejecución organizacional a la máxima capacidad. 

La ejecución es el resultado de miles de decisiones que toman cada día los trabajadores, actuando de acuerdo con la información que disponen y con su propio interés. En los esfuerzos por mejorar el desempeño, la mayoría de las organizaciones recurren directamente a medidas estructurales, que generalmente cosechan algunas eficiencias a corto plazo rápidamente, pero al hacerlo abordan sólo los síntomas de la disfunción, no sus causas profundas.

 

El cambio estructural puede y debe ser parte del camino hacia una mejor ejecución, pero es preferible pensar en él como la culminación, no la piedra angular, de cualquier transformación organizativa. Mientras que las acciones relacionadas con la inteligencia de negocios como la toma de decisión y la información son mucho más importantes.

 

Para maximizar el desempeño de su empresa y alcanzar la máxima capacidad de ejecución debe tener en cuenta las siguientes claves para la ejecución exitosa de su estrategia.

1. Tenga una estrategia clara, ejecutable y medible

 

La claridad sobre la estrategia comercial es el criterio número uno para una ejecución exitosa. Es fundamental que todos en la empresa tengan claro hacia dónde se dirige el negocio, cómo llegará allí y cómo todos en el negocio contribuyen para asegurarse de que se haga.

 

Imagine que su equipo no tiene claro hacia dónde se dirigen, que no tienen claro cómo van a llegar allí. Todo el mundo puede estar trabajando muy duro, pero puede parecer un hámster en una rueda: mucho esfuerzo, poco progreso. Peor aún, diferentes equipos pueden estar trabajando en proyectos que van en direcciones opuestas. La claridad sobre el destino y cómo llegar ayuda a alinear los esfuerzos de todos en la misma dirección. 

 

Cuando la estrategia no está clara y el negocio no está alineado, la ejecución se sentirá como estar sentado en un bote en el que los remeros no están sincronizados. 

 

2. Distribuya su estrategia en cascada en toda la empresa

 

Poner en cascada su estrategia en toda la empresa es el siguiente secreto importante para el éxito de la ejecución. Una cascada es “algo dispuesto o que ocurre en una serie o en una sucesión (secuencia) de etapas, de modo que cada etapa deriva o actúa sobre el producto de la anterior .

 

La estrategia de “cascada” significa organizar la estrategia a lo largo de la jerarquía de la organización de modo que la organización esté completamente alineada con el objetivo empresarial y trabaje en conjunto para lograrlo. 

 

En esencia, esto significa garantizar que la estrategia se traduzca en actividades significativas que permitan que cada grupo o función trabaje hacia el objetivo y las metas generales de la empresa.

 

3. Comunique su estrategia y apele al corazón y la mente de su equipo

 

La mala comunicación es la principal razón por la que fallan las estrategias. Sin embargo, la información por sí sola no es suficiente para tener el impacto que busca. Antes de comunicar algo, debe asegurarse de que su audiencia esté receptiva a lo que tiene que decir. No asuma que su equipo escuchará automáticamente porque usted es el líder o porque se trata de la estrategia.

 

4. Haga de la ejecución la máxima prioridad de los líderes

 

Es el trabajo del líder empresarial y de su equipo de mayor jerarquía impulsar la ejecución de la estrategia. Si la ejecución no está en la agenda del liderazgo, también saldrá de la agenda del equipo. 

 

Cuando la estrategia y su ejecución son lo más importante para los líderes empresariales, la implementación avanza. Cuando la atención del liderazgo se dirige a otra parte y no vuelve a la ejecución de la estrategia, la organización se dirigirá en consecuencia.

 

5. Integre la ejecución de la estrategia en la cultura de su empresa

 

Para que la ejecución de la estrategia sea una prioridad sostenida, debe estar profundamente arraigada en la cultura de su empresa. Pero, ¿qué es la cultura exactamente y cómo puede la ejecución de la estrategia formar parte de ella?

 

La cultura organizacional se refiere a los valores y comportamientos que contribuyen al entorno social y psicológico único de una organización. Para que la ejecución se convierta en parte de la cultura, debe convertirse en una norma y la expectativa de que se implementen los planes, se terminen las actividades y se haga el trabajo. Debe existir un alto sentido de responsabilidad y rendición de cuentas en la organización y comienza desde el líder empresarial y no solo se aplica a la estrategia.

 

6. Cree un panel para realizar un seguimiento de su progreso

 

La realidad de las situaciones es que lo que se mide se hace, pero medir por sí solo no será suficiente. Se necesitan tres cosas:

 

• Determinar y medir las métricas críticas para la ejecución de su estrategia.

 

• Hacer que esas métricas sean transparentes en un tablero.

 

• Crear prácticas en torno a la revisión del panel de control con regularidad y la adopción de las acciones adecuadas.

 

Seleccione cuidadosamente aquellas métricas que miden directamente el desempeño de su negocio para implementar sus iniciativas estratégicas. En otras palabras: mida lo que realmente importa. Elimine la prioridad de aquellas métricas que es bueno tener, pero que no brindan la información necesaria para que el negocio avance hacia sus objetivos estratégicos.

 

Cree un panel que rastree todas las métricas seleccionadas e informe su desempeño mensualmente. En este aspecto, la minería de procesos juega un papel fundamental, al permitir el descubrimiento de procesos que faciliten entender la complejidad de sus actividades, tareas, procedimientos, cumplimiento de objetivos y descubrimiento de deficiencias y brechas.  

 

7. Manténgase en contacto con los líderes de la iniciativa de manera informal

 

Además de las revisiones mensuales y trimestrales más formales, manténgase en contacto con los líderes de la iniciativa de manera informal. Esté presente, apoye la ejecución, pregunte cómo van las cosas.

 

El punto clave aquí es estar disponible para los líderes de la iniciativa, brindar apoyo y saber qué está sucediendo en el negocio fuera de lo que se informa formalmente en las revisiones mensuales o trimestrales.

 

Cuando está bien conectado y sabe lo que está sucediendo en la empresa, tiene la capacidad de detectar cuándo se avecinan desafíos o se necesita apoyo. Incluso en una cultura muy abierta, es posible que no todos en su empresa se sientan cómodos para hablar o sepan cuándo pedir ayuda. 

 

Las acciones mencionadas son claves para llevar su negocio hacia su máxima capacidad, sin embargo, también necesita una herramienta que le permita monitorear sus procesos de negocio con total transparencia para mejorar la toma de decisiones y creación de estrategias empresariales. Softimiza a través de Celonis en Colombia lo ayuda con ello. 

 

El sistema de gestión de ejecución (EMS) de Celonis, líder global en minería de procesos, es una tecnología creada para desbloquear la capacidad de su negocio y rendir al máximo potencial. Si quiere conocer más sobre el EMS de Celonis y los beneficios que le ofrece a su empresa, ¡contáctenos para brindarle la mejor asesoría en transformación digital y optimización de procesos!

Artículo tomado de Softimiza

¿Cómo mejorar la cadena de suministro con la minería de procesos?

La cadena de suministro en las empresas es un elemento sumamente importante para el servicio al cliente, el capital que maneja la compañía y los costos de fabricación y logística. Por eso, queremos compartirle una manera óptima de mejorar estos aspectos con la minería de procesos. 

La tecnología de minería de procesos les permite a los líderes empresariales ver cómo funcionan realmente sus procesos en toda su complejidad.  Desviaciones de la norma, reelaboración, errores (por ejemplo, precio equivocado), tiempo y duración de los pasos, ineficiencias, devoluciones, documentos fragmentados, reprocesos, todo ello ahora es transparente y puede analizarse y mejorarse. 

 

La minería de procesos es una tecnología que permite a las empresas no sólo hacer frente a la complejidad, sino también adoptarla y prosperar en ella alcanzando y manteniendo una nueva base de referencia de mayor rendimiento.  

 

El descubrimiento automatizado del proceso de cadena de suministro ayuda a las empresas a aumentar el nivel de servicio al cliente entre un 2% y un 10%, liberar entre un 5% y un 10% del capital vinculado a las existencias y reducir los costes de fabricación y logística. Las aplicaciones de minería de procesos en la cadena de suministro son muy prometedoras, pero los beneficios no se obtendrán de una vez por un único caso de uso. 

Como líder de la cadena de suministro debe comprender los diferentes casos de uso, estimar el valor que se puede desbloquear y evaluar si los sistemas digitales de apoyo están suficientemente maduros para explotarlos. 

 

Los casos de uso de la minería de procesos se encuadran en una de dos proposiciones de valor distintas: Desempeño y Rendimiento. Las aplicaciones del desempeño de ejecución utilizan la minería de procesos para lograr transparencia en las miles de transacciones diarias en los sistemas de la operación, determinar las causas fundamentales del desempeño insuficiente y señalar proactivamente los posibles problemas a la atención del personal.

 

En casos más avanzados, las transacciones pueden ajustarse automáticamente para optimizar el rendimiento.  Los casos de uso del rendimiento de la planificación se centran en la estructuración de un plan para la cadena de suministro a medio plazo y utilizan los datos de los sistemas de la operación para corregir los parámetros de planificación basados en el rendimiento demostrado de los procesos, de manera que los planes sean ejecutables (lo que conduce a una menor extinción de incendios) y tengan los resultados esperados. 

 

La extracción de información de los procesos puede aplicarse al sistema de planificación avanzada para permitir la extracción de decisiones para un proceso de planificación de mayor rendimiento.

 

¿Cómo mejorar la cadena de suministro con Celonis?

 

Celonis Process Mining puede ayudar a los líderes de la cadena de suministro a satisfacer el aumento de las expectativas de los clientes para plazos de cumplimiento más cortos y una menor tolerancia para las entregas tardías o incompletas, el aumento de los costos y la volatilidad.  

 

Con Celonis EMS (Executive Management System) el software de monitoreo para negocios, puede mejorar la rentabilidad y asegurar experiencias perfectas para los clientes al aprovechar la visibilidad recién descubierta de las causas de los retrasos o el aumento de los costos. Puede intervenir de manera proactiva para mejorar la eficiencia, reducir el desperdicio y monitorear el desempeño en todos los niveles de la cadena de suministro. Al maximizar la capacidad de ejecución de su cadena de suministro, puede lograr una mayor competitividad y satisfacción del cliente con Celonis.

 

Entregue de manera confiable mientras optimiza su inventario para liberar capital de trabajo con la aplicación de Celonis para administración de inventario, diseñada específicamente para ejecutar de manera inteligente cada paso del proceso de administración de inventario.

 

Por último, la aplicación de ejecución de Celonis para la gestión de materiales le  ayuda a maximizar su capacidad de compras, inventario y ejecución y cerrar la brecha entre la planificación y la realidad para lograr resultados innovadores.

 

Si quiere descubrir todos los beneficios que puede obtener con la optimización de la cadena de suministro de su empresa con el EMS de Celonis, en Softimiza realizamos la implementación de la plataforma y sus aplicaciones para maximizar su capacidad de ejecución. Somos partners de Celonis expertos en asesoría en transformación digital. ¡Contáctenos!

Artículo tomado de Softimiza

Beneficios de automatizar la gestión de cuentas por pagar

Conozca en esta nota cómo hacer los procesos de facturación en una empresa más simple con la automatización de la gestión de cuentas por pagar. Aquí le compartimos los beneficios.

Gracias a la automatización de la gestión de cuentas por pagar (Accounts Payable, AP), el proceso de facturación hasta el pago se vuelve mucho más simple, lo que mejora la transparencia financiera, la visibilidad de AP y el flujo de caja de la empresa.

 

Aporta numerosos beneficios a la gestión de facturas, ya que permite una forma mucho más sencilla de recuperar la información de facturación y del proveedor de un artículo. Además,  apoya a los minoristas mejorando la gestión de las relaciones con los proveedores y optimizando las condiciones de pago de los mismos.

 

Beneficios de la automatización  en la gestión de cuentas

 

Un sistema de automatización de cuentas por pagar permite una gestión más simple de la facturación y el procesamiento de pagos a través de una única plataforma digital. Puede proporcionar una visibilidad más clara y un mayor control. 

 

Hemos recopilado los 10 beneficios clave de la automatización del proceso de cuentas por pagar, desde su capacidad de ahorro de tiempo y su perfecta integración hasta facturación de bajo costo y protección contra fraudes.

 

1. Ahorro de tiempo

 

En tiempos pasados, las facturas se quedaban en los escritorios o esperaban en las bandejas de entrada del correo electrónico para su gestión y aprobación, pero la automatización elimina tales retrasos, agilizando todo el proceso. Los sistemas con paneles de control brindan a los usuarios una vista detallada y en tiempo real del procesamiento de facturas, mientras que permiten aplicar parámetros específicos al flujo de trabajo, para que la persona adecuada reciba una factura oportuna. 

 

2. Facturación de bajo costo

 

Las empresas que suelen aprovechar la tecnología moderna para optimizar sus procesos de AP, tienen como resultado costos de procesamiento de facturas con un precio cinco veces menor que el promedio, aprovechan los descuentos por pronto pago y en últimas optimizan la gestión y manejo de su flujo de caja.

 

3. Mayor precisión

 

Con la automatización de procesos AP, los datos de sus facturas se validan con  el sistema de  planificación de recursos empresariales, lo que facilita la detección de pagos duplicados. Además, no es necesario ingresar manualmente los encabezados de las facturas o los datos de los artículos de línea, lo que reduce la probabilidad de errores humanos.  

 

4. Información mejorada

 

Los sistemas de control integrales detallan claramente el proceso de AP, lo que facilita la identificación de dónde se encuentra una factura y a quién contactar en caso de retrasos. También permiten importar y exportar datos gracias al acceso en tiempo real, lo que facilita informes y análisis fluidos, que son cruciales al final de los ciclos comerciales.   

 

5. Protección contra el fraude

 

La automatización AP protege su negocio contra el fraude al asignar y restringir el acceso de empleados específicos a la aprobación de facturas y la liberación de pagos. Este proceso de AP garantiza que ningún empleado sea responsable de la aprobación del pago, cuyos beneficios son dobles: reduce la posibilidad de fraude al tiempo que brinda una amplia oportunidad para verificar los datos dos veces y gestionar mejor sus modelos de Segregación de Funciones. 

 

6. Mayor transparencia de los datos 

 

El control del proceso que permite la automatización mediante software no puede subestimarse. Por ejemplo, cuando se trata de revisiones de empleados, utilicelas para analizar la productividad de los colaboradores a fondo, conociendo las tareas o movimientos que realizará cada uno, es decir, tiene una total transparencia de todo lo que sucede con el proceso. 

 

7. Conservación de datos a bajo costo

 

Por normatividad, su empresa debe mantener registros durante algunos años desde el final del último año financiero de la empresa, pero esos costos de almacenamiento y papeleo pueden ser altos.  Sin embargo, con el almacenamiento en la nube que ahora permiten los software de automatización, puede reducir ese costo.

 

8. Auditoría sencilla

 

Un software de automatización de AP puede ayudar con la gestión de documentos, impulsando sus procesos de auditoría. Para ello, vincula todos los documentos y mensajes relacionados con cada transacción y, al mismo tiempo, compara las facturas con los recibos y las órdenes de compra. Este camino de auditoría rastreable reduce la probabilidad de que se pierda el papeleo y garantiza el cumplimiento de sus presentaciones trimestrales o anuales. 

 

9. Integración con sistemas existentes

 

Otro beneficio de la automatización de AP es su facilidad de integración con el ERP (Enterprise Resource Planning), las bases de datos y otros sistemas financieros de su empresa. Un software de monitoreo para negocios elimina la necesidad de iniciar y cerrar sesión en diferentes aplicaciones o volver a ingresar datos en varios sistemas, los cuales hacen que los errores sean más probables.

 

10. Descuentos por pago anticipado 

 

La mayoría de los proveedores ofrecen descuentos por pago anticipado, pero muchas empresas no reciben estos beneficios debido al enrutamiento y aprobación manual de facturas que consume mucho tiempo. Sin embargo, como la automatización de AP permite ahorrar tiempo optimizando los procesos de su negocio, su empresa puede alcanzar los descuentos por pagos prontos gracias a una gestión ágil y eficiente.

 

Como lo puede notar, la automatización de la gestión de sus cuentas por pagar significará grandes beneficios para su empresa, los cuales puede maximizar al implementar con Softimiza el Executive Management System (EMS) de Celonis y sus aplicaciones.    

 

Mejore el capital de trabajo y las relaciones con los proveedores a la vez que reduce los costos con la aplicación de ejecución de Cuentas por pagar de Celonis, diseñada específicamente para ejecutar de manera inteligente cada paso del proceso de AP.

 

La plataforma le permite visualizar su proceso y detectar ineficiencias de forma rápida y sencilla gracias a las capacidades de minería de procesos, KPIs prediseñados y análisis. Además, puede detectar y resolver automáticamente las irregularidades sin intervención humana antes de que la factura se publique en su ERP.

 

Para obtener los beneficios de la automatización AP ¡contáctenos! En Softimiza somos partner en Colombia de Celonis, el líder mundial de minería de datos.

Artículo tomado de Softimiza

¿Cómo proteger los activos informáticos de su empresa?

Tener seguridad es muy importante en las empresas porque es una forma de proteger la información que poseen. Por eso, le compartimos algunas recomendaciones para que los datos y activos informáticos de su compañía no se vean más expuestos con SAM (Software Asset Management), una manera de minimizar los riesgos de hurto u otras situaciones de su organización.

En la era de la hiperconectividad, estamos expuestos continuamente a posibles riesgos, que pueden ser o no tecnológicos. El primer paso para comenzar a proteger los activos de su empresa es iniciando por la capacitación de todo el personal incluyendo directivos y CEO’s de la misma.

 

En primera instancia, podemos decir que un activo es la información de la organización. La misma puede encontrarse en diferentes maneras, por ejemplo, en formato digital (a través de archivos de medios electrónicos o medios ópticos), en forma física (ya sea escrita o impresa en papel), así como de manera no representada, pueden ser las ideas o el conocimiento de las personas. En este sentido, los activos de información pueden encontrarse en distintas formas.

 

Por lo tanto, sin importar su forma o estado, requiere de medidas de protección adecuadas, según su importancia, por lo que el uso de la tecnología es, a menudo, un elemento esencial en las organizaciones debido a que facilita su creación, procesamiento, almacenamiento, transmisión, protección o, cuando es requerido, su destrucción.

Es por ello, que la actualización constante en materia de seguridad informática contrarresta algunos de los riesgos que las aplicaciones pueden traer a las empresas que crean nuevas formas de cometer fraude y robos de información confidencial.

Recomendaciones para proteger los activos

 

Proteger los activos informáticos de su organización va más allá de solo contar con un antivirus y expertos en sistemas, es necesario implementar una serie de prácticas en toda la empresa. A continuación las describimos. 

 

• No se puede proteger todo

 

En cuanto a los activos a proteger, debemos ser conscientes de que ya no es posible asegurar todo y eliminar todos los riesgos. Eso requiere priorizar y empezar por lo más importante. Cada empresa sabe mejor que nadie de qué activos dispone y cuáles son críticos para que sus operaciones se desarrollen con normalidad. Por eso, es recomendable que cada una defina bien cuáles son los recursos y datos que hay que asegurar para garantizar la actividad.

 

• La creación de una cultura de seguridad

 

Con ese punto de partida, se hace necesario definir una estrategia de protección. Para ello, es imprescindible trabajar de forma transversal con todos los departamentos de la empresa, así como incorporar los sistemas, herramientas y metodologías especializadas y, finalmente, dejarse asesorar por expertos en seguridad. De esa labor deben salir unos protocolos que todos los empleados conozcan, entiendan y sigan. Eso requiere, por lo tanto, plantear y mantener iniciativas de formación para toda la plantilla. Solo de esa forma será posible crear una cultura donde todos contribuyan a mantener un nivel adecuado de seguridad y sean capaces de detectar brechas o incidencias sospechosas. Este plan puede también incluir formación a clientes que utilizan la infraestructura, productos o servicios de la organización.

 

• Plan de contingencia

 

Debe definirse un plan de contingencia para que la organización esté preparada para actuar en caso de sufrir un ataque. Si se produce una incidencia, el objetivo tiene que ser reestablecer la actividad y volver a la normalidad lo antes posible con el mínimo daño. Ese plan debe ponerse a prueba con ensayos prácticos y experimentar los ajustes necesarios a fin de poder adaptarlo a las cambiantes condiciones del entorno.

 

• Implicaciones legales y competitivas

 

Aunque la responsabilidad de poner en marcha un plan integral de seguridad en la organización reside en la alta dirección, ya no basta con iniciar el proceso y delegar la ejecución y mantenimiento en el departamento relacionado con las tecnologías de la información y las comunicaciones. Cuando hablamos de seguridad, todos debemos sentirnos responsables. Debemos conocer los peligros que pueden afectarnos, ser capaces de identificarlos y de actuar convenientemente cuando tengan lugar. 

 

La dirección, por su parte, debe ocuparse de formar a sus empleados, de proporcionar las herramientas necesarias para la protección de la empresa y comunicar a las autoridades los incidentes que se produzcan, de acuerdo a la legislación vigente en cada momento. 

 

¿Cómo SAM (Software Asset Management) minimiza los riesgos de seguridad?

 

Administrar y optimizar los contratos de licencia y el uso de las diferentes aplicaciones y  software también puede ayudar a reducir los riesgos de seguridad. A continuación le contamos seis formas principales en que su empresa puede usar SAM para ayudar a minimizar el riesgo de seguridad:

 

• Uso del inventario para identificar elementos maliciosos

 

Para mantener de manera eficaz una posición de seguridad sólida, es imprescindible tener un inventario de todo el software implementado en la empresa. El uso regular de esta información permite evitar que los trabajadores utilicen aplicaciones no autorizadas e identificar cualquier programa desconocido y no aprobado. Las plataformas para SAM tienen la capacidad de mantener y detectar herramientas de listas negras; identificar software fraudulento, que puede ayudar a reducir los niveles de vulnerabilidad.

 

• Prevención del uso de aplicaciones riesgosas

 

Con la visibilidad de los programas implementados dentro de la empresa, resulta más fácil prevenir el uso de aplicaciones sospechosas o maliciosas. Incluso con estrictas políticas de uso para la utilización de software, con organizaciones que utilizan almacenamiento portátil y dispositivos móviles, el software se puede instalar detrás de un firewall. El uso de la información disponible en la función de descubrimiento e inventario significa que las empresas pueden deshabilitar programas inaceptables y el control de acceso garantiza que solo los usuarios autorizados o seleccionados puedan acceder a cierto software.  

 

• Examinar los datos de uso si ocurre una infracción de seguridad

 

Las herramientas SAM crean un nivel adicional de seguridad para las aplicaciones al proporcionar una visualización instantánea en tiempo real de cuáles empleados acceden a qué programas. En la lamentable situación de que se produzca una infracción de seguridad, la funcionalidad SAM permite a las organizaciones examinar los datos de uso de las aplicaciones. Esto es esencial para identificar cuándo se utilizó por última vez el software sospechoso y quién lo inició para ayudar a resolver el problema más rápido.

 

• Promover la racionalización y la estandarización 

 

Las herramientas SAM pueden identificar cualquier software redundante o desactualizado, asegurando que solo el software necesario y requerido permanece disponible. Al fomentar la racionalización y estandarización de la cantidad de títulos de software no utilizados, las organizaciones permiten que TI respalde y modifique menos aplicaciones en un riesgo de seguridad, especialmente cuando solo el 50% de las organizaciones han impartido capacitación al personal para ayudar a lidiar con estas amenazas.

 

• Aprovechar la administración de parches 

 

El uso de SAM para respaldar la administración de parches puede respaldar la eficiencia del proceso y garantizar que el alcance de los sistemas de destino sea completo y actual, lo que se vuelve más crucial después de una estadística reciente de que menos del 25% de las organizaciones están aplicando los últimos parches de software de seguridad dentro 24 horas de estreno . Esto dará como resultado reacciones más rápidas en el desafortunado caso de una amenaza, lo que resultará en ahorros de tiempo y costos, además de garantizar que todos los dispositivos de la red estén ejecutando el software de seguridad requerido.

 

• Comprobaciones de software antivirus

 

Con acceso a una SRDB (Base de datos de reconocimiento de software, o Software Recognition Data base por sus siglas en inglés), las herramientas SAM permiten a las organizaciones realizar comprobaciones de software antivirus y notificar las computadoras que no tienen software antivirus instalado. Esto da como resultado que la empresa pueda ayudar a reducir la cantidad de riesgos en el futuro, garantizando que estas computadoras están protegidas. 

 

Como lo puede evidenciar, la administración de software es una de las mejores herramientas que tiene para proteger sus activos informáticos de riesgos de seguridad y así cuidar la información de su empresa. Contar con un aliado que le permita llevar una correcta gestión del software con sistemas de control de procesos de negocios significa grandes beneficios para su compañía.

 

En Softimiza puede encontrar a ese partner que le ayudará a que el licenciamiento de software de su empresa no sea un laberinto para que pueda optimizar sus inversiones al tiempo que protege a su empresa de riesgos informáticos. ¡Contáctenos!

Artículo tomado de Softimiza