Cómo sacar el máximo provecho de SAM en su empresa

La gestión de activos de software (SAM) es el proceso de controlar, administrar, proteger y optimizar efectivamente la adquisición y uso de programas informáticos durante todas las etapas de su ciclo de vida. Ingrese a esta nota y conozca cómo sacarle el mayor provecho a SAM en su empresa

La administración de activos de software genera importantes beneficios para todas las empresas, ayudándoles a evitar el gasto innecesario, el sobre uso de las licencias y la optimización de los acuerdos con los proveedores. Sin embargo, contar con estos beneficios implica utilizar las mejores prácticas en la gestión de las licencias. 

 

Muchas de las organizaciones conocen la importancia y las ventajas que pueden obtener al implementar iniciativas de software asset management (SAM), pero en la práctica les resulta difícil implementarlo de la forma correcta. Es por esta razón, que en muchos de los casos acuden a un servicio tercerizado con expertos que los guíen en el tema.    

 

¿Qué es la Gestión de Activos de Software (SAM)?

 

La gestión de activos de software es el proceso de controlar, administrar, proteger y optimizar efectivamente la adquisición y uso de programas informáticos durante todas las etapas de su ciclo de vida. SAM facilita el cumplimiento de los acuerdos contractuales por parte de su organización, evitando posibles sanciones por parte de los proveedores. 

 

En uno de nuestros contenidos pasados hablamos más a profundidad sobre qué es Software Asset Management y por qué es importante para las organizaciones. Por ello, hoy nos centraremos en hablar de las prácticas o pasos que se deben seguir para alcanzar el máximo provecho de una estrategia SAM.   

 

Pasos para sacar el máximo beneficio de SAM

 

1. Involucrar a los directivos de la empresa

 

Gran parte de la efectividad de la gestión de activos de software recae en la concientización que tengan los directivos de la empresa sobre la importancia y las ventajas que puede reflejar para la organización. Cuando los grandes influenciadores en la toma de decisiones no saben lo que SAM puede hacer por su empresa, los recursos destinados para ello serán escasos o nulos. 

 

Ahora que el software se ha convertido en un activo estratégico de su empresa, su control y optimización también debe serlo; y el involucramiento directivo es la mejor clave para garantizar que los recursos utilizados para la adquisición y renovación del software se conviertan en una inversión y no en un gasto.

 

Por esta razón, es importante que se involucren en la estrategia SAM para su empresa y conduzcas a sus equipos en la adopción de las mejores prácticas de uso de los activos de software. 

 

2. Alinear a los equipos de la empresa

 

Aunque existen programas que son utilizados de forma general en la empresa por la mayoría de los colaboradores (por ejemplo las suite de Microsoft), existen aplicaciones y requerimientos de IT específicos en los distintos equipos. Por ello, se deben tener claras las necesidades de cada uno para cubrirlas dentro de las estrategias SAM. 

 

Los objetivos, procesos, políticas y resultados deben estar alineados entre los equipos, junto con las responsabilidades y roles definidos.  

 

3. Implementar por etapas

 

La implementación de estrategias SAM es complejo, por lo que tratar de cubrir todos los software existentes en todas las áreas de su empresa al mismo tiempo no es efectivo. Esto puede generar necesidades insatisfechas y que no se corrijan algunos errores que no fueron descubiertos. 

 

Lo ideal es adoptar un enfoque paso a paso, es decir, una implementación por etapas que permita identificar la mayor cantidad de errores en cada área de la empresa, pero que esté alineada con los objetivos de la estrategia general. 

 

En SAM, el cumplimiento de pequeños pasos permite un alcance más efectivo a nivel global en la administración de activos de software. 

 

4. Elegir la herramienta adecuada 

 

El software para administración de licencias es uno de los elementos más determinantes en el éxito de la estrategia, ya que es este el que permite recolectar la información necesaria y verídica base para corregir errores. Además, es el que facilita llevar el control del cumplimiento de las licencias. 

 

La herramienta para SAM debería ser flexible, para que se adapte a las necesidades de su empresa; escalable, que permita crecer junto con su empresa, y que permita analizar la información recolectada. 

 

5. Medir la estrategia SAM 

 

Configurar indicadores iniciales para medir el rendimiento y el éxito de la estrategia SAM es importante para evidenciar y comunicar los resultados con los líderes y con toda la organización. Algunas de las métricas que se deben tener en cuenta son el porcentaje y costo total de propiedad, la relación entre el número total de licencias y el número de licencias no utilizadas y la tasa de utilización del software, entre otras. 

 

6. Prepararse para auditorías

 

Las auditorías de softwares son inevitables en algunos casos, por ello,  la estrategia SAM debería preparar a la organización para estar siempre al máximo nivel en cumplimiento de licencias para superar cualquiera de las auditorías de software.      

 

7. Gobernabilidad

 

De poco sirve una iniciativa de SAM si no hay gobernabilidad, control y seguimiento al cumplimiento de los acuerdos contractuales, a las necesidades de nuevo software y al uso que se le da al que ya se ha adquirido. En cualquiera iniciativa SAM es clave que existan reglas, procesos y procedimientos que le permitan a la organización saber qué se compra, qué se instala, quién usa qué herramientas, cuándo es necesario actualizarlas, cuándo se renuevan y qué ocurre cuando es momento de retirarlas.      

 

Cómo lograr una gestión de activos exitosa 

 

Las organizaciones que gestionan efectivamente sus activos de software pueden tener una ventaja significativa en costos frente a sus contrapartes, pero para que esta meta tenga éxito, debe existir una buena planeación de un programa SAM que defina claramente responsabilidades y roles y sea implementado y administrado por un equipo de expertos. 

 

Además, la gestión de activos de software no es un proyecto puntual en el tiempo, sino que debe ser una parte integral de las funciones del equipo TI de su empresa, por lo que requiere de un proceso de mejora continua.  

 

Sabemos que implementar la administración de activos de softwares es un proceso complejo para su organización, por ello, en Softimiza, lo guiamos en el camino. Con nuestros servicios de software asset management y software license optimization le ayudamos a implementar una estrategia efectiva que se refleje en ahorros y optimizaciones en el uso de las aplicaciones. ¡Aproveche al máximo sus inversiones de la mano de Softimiza! 

Artículo tomado de Softimiza 

El rol del Process Mining en la transformación digital

Para todas las empresas la transformación digital se ha hecho un punto importante debido a sus beneficios en la optimización de los procesos de negocio, y para esto se deben tener en cuenta algunos recursos como el process mining. Conozca en esta nota cuál es el rol del Process Mining en la transformación digital de las empresas.

En el entorno actual, existe una mayor presión sobre las empresas para que se transformen digitalmente. La competencia está impulsando a las organizaciones a ser más ágiles para que puedan responder a los mercados que cambian rápidamente y a las demandas de los clientes.

Los líderes empresariales sabemos que un cambio organizacional eficaz depende del conocimiento actual del rendimiento real, que cuanto más fino y actual sea el detalle, mejor. Esto hace que abordar los desafíos en las operaciones sea más crucial que nunca, lo cual requiere tomar la iniciativa de analizar los procesos existentes y optimizarlos para el presente. 

 

Las empresas, al ser grandes y complejos centros de datos, no pueden lograr la transformación digital únicamente en el descubrimiento de procesos de negocio basados ??en entrevistas humanas, sino que necesitan descubrir las facetas ocultas e invisibles de los procesos comerciales para lograr una transformación real. Ante este panorama, los vínculos entre el business process mining y la transformación digital son convincentes.

 

¿Por qué la minería de datos ayuda en la transformación digital?

 

La tecnología de minería de procesos ayuda a las organizaciones de todos los tamaños a descubrir brechas operativas e identificar dónde se pueden perfeccionar los procesos para mejorar la productividad, incrementar los ingresos, disminuir costos y mejorar la relación con clientes y proveedores , así como también mitigar proactivamente los riesgos asociados con la desviación del proceso.

 

Celonis, líder mundial en minería de procesos, dice que “la aplicación de la minería de procesos ofrece una visión profunda del funcionamiento de tu negocio, brindando visibilidad de lo que realmente está sucediendo, no de lo que se cree que está sucediendo”.

 

El Process Mining utiliza datos de eventos para reconstruir automáticamente un mapa de todo el proceso y sus variaciones, con el fin de analizar el mismo y descubrir ineficiencias, excepciones, transacciones inusuales, cuellos de botella, desviaciones, debilidades y riesgos. Así, tiene como objetivo proporcionar información procesable, es decir, información relacionada con el rediseño y el cambio estructural del proceso.

 

En este sentido, los conocimientos de la minería de procesos que facilitan la optimización de procesos de negocio hacia la transformación digital son:

 

• Capacidad mejorada para unir procesos al comprender los componentes, el comportamiento, los bloqueos y las interacciones entre ellos.

 

• Mejor visualización de procesos compuestos para determinar superposiciones y posibles obstáculos.

 

• Comprender mejor los efectos de los entornos dinámicos y cómo los cambios están afectando el desempeño real de los procesos digitales.

 

• Mayor agilidad para garantizar que los cambios en el proceso se comprendan y puedan adaptarse.

 

• Ayudar a establecer y priorizar objetivos, proporcionando un medio para la mejora continua.

 

• Lograr un análisis avanzado que les permita a las empresas simular un cambio de proceso antes de implementarlo, para ver cuál será el impacto y mejorar la gestión de riesgos.

 

Herramientas para business process mining  

 

Los software de minería de procesos lo ayudan con el descubrimiento de procesos y la comprensión sobre dónde enfocar sus esfuerzos de transformación digital. Se trata de plataformas para descubrir, desenredar y desplegar los procesos comerciales empresariales, ofreciendo resultados inmediatos y duraderos para todo tipo de organizaciones, especialmente las que tienen procesos complejos y amplios entornos comerciales y de TI.

 

Sin embargo no basta solo con contar con el software adecuado para conocer sus procesos, son necesarios una serie de conocimientos y habilidades para analizar los datos arrojados por la herramienta y usarlos en una toma de decisiones que conduzca hacia una transformación digital exitosa.    

 

La consultoría de transformación digital y la minería de datos junto con otras tecnologías son el conjunto ideal para lograr ese propósito. En Softimiza somos una compañía de consultoría en transformación digital especializada en la optimización de costos de operación y procesos de negocio.

 

No importa en qué etapa se encuentra en su viaje de transformación o cuán grande sea su empresa, podemos brindarle una visión clara e inequívoca Lo ayudamos a comprender dónde se encuentra en este momento y cuál es la forma más rápida y eficiente de llegar a su propósito. ¡Contáctenos para obtener más información!

Artículo tomado de Softimiza 

Tips para estar preparado para una auditoría de software

Todas las empresas se deben someter a procesos como las auditorías de software, en muchos casos las empresas no están preparadas y tampoco superan las inspecciones de cumplimiento de los activos de software. En esta nota le daremos algunos tips para estar preparado para una auditoría de software.

Las auditorías de software son procesos a los que las organizaciones se tienen que enfrentar, sin embargo en muchas de las ocasiones, no están preparadas para superar las inspecciones de cumplimiento de sus activos de software. Por esa razón, las auditorías se tornan un dolor de cabeza, dado que involucran tiempo, recursos y dinero. 

Normalmente, los proveedores informan con anticipación a la empresa que desean realizar un proceso de verificación de licencias de software. Dentro del aviso indican al auditor contratado, las fechas de inicio y finalización, así como el alcance de la auditoría. 

 

Una vez se recibe el aviso, la organización solo tiene un corto tiempo para reunir todos los datos. Es por ello que estar preparado con anticipación es la mejor forma de evitar cualquier riesgo financiero de una auditoría y eliminar o reducir su brecha de cumplimiento. A continuación, le contamos cómo alistarse para auditar licencias de software.

 

Esté preparado para recibir un aviso de auditoría 

 

Una de las formas más efectivas de ahorrar un tiempo valioso es conocer su posición de licenciamiento y tener los datos organizados y fáciles de probar mucho antes de recibir su aviso de auditoría. 

 

Contar con un programa de administración de activos de software hará que sus datos estén listos en caso de que su empresa sea llamada al frente para una auditoría; esto no solo mejorará las posibilidades de que su brecha de cumplimiento sea menor, sino que también disminuirá la probabilidad de ser auditada nuevamente en el futuro. 

 

Tenga en cuenta que si bien algunos proveedores de software realizan auditorías aleatorias con regularidad, los auditores también se enfocarán en clientes que creen que tienen entornos demasiado complejos sin los medios para monitorearlos. 

 

Sea proactivo con los contratos de proveedores

 

Estar al tanto de todo lo relacionado con los contratos de sus proveedores es otra protección para garantizar proactividad con sus necesidades de renovación. Incluso si cuenta con un programa de renovación automática, es una buena idea tener una política para revisar en qué condiciones se encuentra su suscripción actual y en qué momento pueden cambiar sus necesidades. 

 

Uno de los beneficios del software asset management (SAM) es la capacidad de ver las licencias no utilizadas para tomar mejores decisiones una vez que tenga una mejor comprensión de sus necesidades de activos existentes. También, en caso de que vaya a agregar miembros a su equipo y note una posible escasez de licencias, puede aumentar su nivel de suscripción con anticipación.

 

Cuente con asesoría legal antes de entregar información

 

Si recibe una carta o aviso sobre una auditoría de software, un primer paso importante es ejecutar todo por el equipo legal de su empresa antes de tomar cualquier medida. Si bien es importante ser cooperativo, no necesariamente desea entregar información sin comprender lo que solicita la firma auditora y si su documentación es suficiente. Eliminar software e intentar encubrirlo tampoco es tan inofensivo como podría pensar.

 

Realice periódicamente auditorías de cumplimiento internas 

 

La mejor manera de verificar su cumplimiento con los acuerdos de licencia de forma permanente es preparar auditorías de software internas de forma periódica que pueden realizarse como una autoevaluación o pueden ser ejecutadas por un tercero. En cualquier caso, el objetivo es ver dónde existen problemas de cumplimiento, oportunidades de mejora o incluso opciones de optimización que le permitan a su  organización no sólo cumplir con los acuerdos contractuales sino aprovecharlos al máximo. 

 

Las auditorías periódicas facilitan el tratamiento de las solicitudes de auditoría externa, ya que ya ha recopilado los datos de autoevaluaciones y ya sabe si cumple con los requisitos. Lo cual es mucho mejor que sorprenderse con los hallazgos de la auditoría y no tener datos propios para responder.

 

En Softimiza, ayudamos a su empresa a estar preparado para cualquier auditoría de software de sus proveedores. Con nuestros servicios de Software Asset Management y Software Licence Optimization, no solo le brindamos apoyo durante las auditorías, sino que hacemos que logramos un excelente control y optimización del uso de sus activos informáticos. 

Artículo tomado de Softimiza 

Licenciamiento IBM: Optimización y consultoría

IBM es un importante proveedor de software que cuenta con más de 30000 productos, sin embargo la concesión de licencias de software de IBM es compleja y cambia constantemente, por eso es importante que cuente con la consultoría de licencias de IBM y de esa manera podrá beneficiar su organización. Siga leyendo

IBM es uno de los proveedores de software más grandes del mundo y tiene más de 30.000 productos, cada uno con su propia estructura de licencias. Seguramente en su empresa usted ha implementado o utiliza diariamente algunos de ellos, sin embargo probablemente no está relacionado con todo lo que el uso del software de la compañía implica. Por ello, la consultoría de licencias IBM es un servicio que beneficiará su organización. 

 

¿Por qué necesita la consultoría de licencias IBM? 

 

La concesión de licencias de software de IBM es compleja y cambia constantemente, por lo que la gestión del cumplimiento puede resultar un desafío. IBM cuenta con más de 100 métricas de licencia y variables complejas que cambian según la situación de uso del software. La lista incluye unidades de valor de usuario (UVU), unidades de valor de recurso (RVU), millones de unidades de servicio (MSU), unidades de capacidad de almacenamiento (SCU) y unidades de valor de procesador (PVU). 

 

Además, el cálculo de las métricas para las reglas de PVU se basan en el tipo de virtualización y el tipo de topología, así como en la información del hardware, mientras que las métricas como RVU, UVU y SCU requieren datos específicos como conectores, impresoras y almacenamiento en terabytes para calcular contra los números recopilados. A esto es necesario adicionarle aquellas métricas de negocio, basadas en variables como el número de empleados, los ingresos de la empresa o la cantidad de transacciones realizadas a través de módulos específicos de software. 

 

Es importante recalcar que las auditorías de software de IBM son inevitables. Durante una auditoría de cumplimiento, la complejidad de las métricas y variables pueden generar un alto costo. Esto sucede en gran parte debido a que la gestión de activos de software debería cambiar a medida que aumenta el inventario con más adquisiciones de software en la empresa, y esto genera que la mayoría de las organizaciones no cumplan con los términos y condiciones de una o más formas, pero no lo saben.

 

Beneficios del servicio de consultoría y optimización de licencias IBM  

 

El servicio de consultoría IBM ayuda a su organización a mantenerse informada sobre los programas que utiliza o necesita, a cumplir los términos contractuales del acuerdo con IBM para rastrear todas sus implementaciones de software, a tener un alto nivel de confianza en su estado de cumplimiento y a estar preparado si IBM ejerce su derecho a auditorías de implementaciones.  Además: 

 

Los problemas de cumplimiento pueden ser mitigados en gran medida cuando se realiza una revisión experta integral de su uso de IBM y sus derechos antes de una auditoría.

 

Un programa sólido de gestión de activos con procedimientos documentados y personal especializado puede mejorar en gran medida los resultados de la negociación con el proveedor.

 

Se logra la optimización sobre la implementación y administración de activos de software de su empresa en función de las necesidades de la organización y la planificación futura.

 

La optimización de la licencia de software elimina los inconvenientes en el proceso de renovación, debido a que se establece una línea de base para alimentar los requisitos de renovación, lo que permite renovaciones con precisión y acelerar el ciclo de compra.

 

La información obtenida a través de su consultoría puede descubrir oportunidades para ahorrar y evitar costos sustanciales durante el proceso de revisión de licencias y al renegociar los contratos para pagar solo lo necesario.

 

Mitigar el riesgo de seguridad y vulnerabilidad al garantizar que todo el software esté configurado correctamente para evitar conflictos, brechas de red, virus u otro malware.

 

La consultoría y optimización de licencias IBM es una necesidad para todas las empresas que cuentan con la compañía tecnológica como proveedor. Los beneficios que se alcanzan tienen impacto en toda la organización. 

 

En este sentido, si su empresa cuenta con software IBM, en Softimiza somos su aliado para lograr el cumplimiento de las licencias adquiridas, la planificación de nuevas adquisiciones y la consultoría para estar preparado para las auditorías de software.  

 

También contamos con amplia experiencia en:

 

- Optimización de Licencias SAP

- Optimización de Licencias Microsoft

- Optimización de Licencias VMWare

- Optimización de Licencias Oracle

Artículo tomado de Softimiza 

Licenciamiento VMWare: optimización y consultoría

Cuando una empresa reestructura el panorama de TI mediante actualizaciones o migraciones a nuevos servidores físicos, puede presentar algunos problemas o desafíos debido a la infraestructura virtual. Afortunadamente, existen servicios de consultoría VMWare que  ayudan a comprender las necesidades de la empresa para lograr una virtualización inteligente.

VMware proporciona una plataforma de virtualización líder que permite a las organizaciones reducir los costos relacionados con el hardware y mejorar la eficiencia operativa en su entorno de TI. Sin embargo, estas empresas pueden arriesgarse involuntariamente al incumplimiento debido a las complejidades de las licencias asociadas con las máquinas virtuales. 

 

Comprender las posibles dificultades es fundamental para seguir cumpliendo, especialmente cuando su empresa reestructura su panorama de TI mediante actualizaciones o migraciones a un nuevo servidor físico. Ante este panorama, la consultoría en licencias VMWare se convierte en la solución para lograr un entendimiento y optimización de las inversiones que realiza en estos activos tecnológicos.   

 

Los  principales desafíos asociados a la implementación y uso de infraestructura virtual incluyen: 

 

• Rápida proliferación de servidores virtuales: la creación de nuevas VM es tan rápida y fácil que su organización puede terminar con más VM de las que necesita para respaldar su negocio. Esto es complejo ya que tener demasiadas VM es inmanejable, puede agotar la infraestructura subyacente y el costo de las licencias para máquinas virtuales innecesarias se acumula rápidamente y consume su presupuesto.

 

• Problemas de almacenamiento: cuando la memoria disponible es inferior al 10%, es posible que tenga una pérdida de memoria, especialmente si ve un salto repentino a la normalidad una vez que finaliza un proceso defectuoso. Por ello es importante supervisar su capacidad de almacenamiento en todas las particiones de disco para mantener el mínimo espacio disponible en disco para su uso. 

 

• Recursos subutilizados: al igual que debería evitar sobrecargar los recursos, los recursos subutilizados también son una gran pérdida para su empresa. Por ello, es importante dimensionar adecuadamente su implementación de virtualización y optimizar las licencias VMWare para las necesidades de su negocio.

 

• Problemas de hardware: si su hardware no funciona correctamente, su negocio también se detendrá. Tenga en cuenta que hay muchos componentes en su cadena de distribución de contenidos Web (nubes públicas y privadas, servidores web, aplicaciones, bases de datos desplegados en los centros de datos, código de aplicación, 3 rd componentes y servicios web del partido, etc.) por lo necesita una visibilidad completa de un extremo a otro de todas las operaciones web para localizar y clasificar rápidamente cualquier problema que se pueda presentar y su causa raíz del problema.

 

¿Por qué considerar la consultoría y optimización de licencias VMWare? 

 

Todos estos problemas dificultan la gestión de su entorno y pueden costarle mucho dinero. Afortunadamente, existen servicios de consultoría VMWare que le ayudan a comprender las necesidades de su empresa para lograr una virtualización inteligente. Las ventajas de contar con el apoyo de expertos en administración de licencias VMWare son: 

 

• La consultoría le permite comprender los requisitos y los procesos involucrados en la migración y consolidación de máquinas físicas en un entorno de máquina virtual consolidado. Al analizar su entorno existente se pueden hacer recomendaciones sobre cómo debería ser el entorno de destino.

 

• Logra la optimización de las asignaciones de recursos de la máquina virtual. Determinar las asignaciones óptimas de recursos a nivel de VM permite cumplir con la política para la clase específica de cargas de trabajo, lo que le brinda la mayor densidad de VM por host y, por lo tanto, los mayores ahorros potenciales. 

 

• La administración activos VMWare le permite monitorear y controlar a lo largo del tiempo para garantizar el cumplimiento continuo de la licencia de uso. Se puede mantener el cumplimiento a medida que cambian las condiciones de operación y se evitará el movimiento de licencias de software a otros hosts, evitando aumentos en las obligaciones de licencias.

 

• Administrar correctamente la ubicación de VM lleva a la  optimización de la base de datos, lo que proporciona ahorros de costos de hasta 10-20 veces, a veces únicamente en las reducciones de costos de mantenimiento.

 

• Mitiga el riesgo de cumplimiento y ahorra en el costo total de la licencia mediante el uso de análisis de datos en tiempo real de diferentes fuentes.

 

• Lo ayuda a estar preparado para las auditorías VMWare, al tener control de los tiempos de vencimiento de las licencias, sobre el uso de las mismas y reduciendo al máximo los riesgos de cumplimiento. Además, le brinda el acompañamiento necesario durante el proceso de la auditoría.  

 

Como pudo notar, la virtualización de su infraestructura tecnológica implica grandes beneficios para su empresa siempre y cuando se gestionen y aprovechen al máximo los recursos invertidos, y aunque esto no sea fácil de lograr, la administración de activos de software de la mano de expertos está hecha para ayudarlo a descifrar el laberinto de sus licencias VMware. 

 

En Softimiza lo ayudamos con este propósito, porque contamos con la experiencia necesaria para lograr la máxima optimización de las licencias  VMware que utiliza o desea adquirir. 

 

Lo apoyamos en la negociación de los productos y servicios, análisis del uso de licencias y optimización del Costo Total de Propiedad, en las auditorías de software, en diseño de prácticas de Software Asset Management y en la administración del licenciamiento.

Artículo tomado de Softimiza 

Licenciamiento Microsoft: optimización y consultoría

Examinar detalladamente todos los términos de las licencias de Microsoft resulta engorroso y hasta problemático para algunas organizaciones, afortunadamente, la consultoría y optimización de licencias de Microsoft presentan soluciones eficientes a este desafío. En esta nota le contamos sobre los beneficios de la optimización y consultoría del licenciamiento Microsoft

Microsoft está embebido en la infraestructura de TI y los procesos de su empresa, sin embargo, con cada una de las soluciones tecnológicas en profundidad, se despliega un gran volumen de condiciones y cláusulas de licenciamiento complejas. Por ello, tratar de examinar todos los términos de las licencias de Microsoft resulta problemático para muchas organizaciones. 

 

Generalmente, esta situación resulta en que las organizaciones no cuentan con la cantidad o tipos de licencias de software que realmente requieren, llevándolas a realizar adquisiciones mal planificadas, malgastando el dinero al no orientarlo acertadamente hacia los recursos que sí necesitan. Además, al no administrar de manera efectiva sus licencias, puede aumentar el riesgo de que en las auditorías de Microsoft se encuentren fallas en el cumplimiento y se debilite su posición de negociación con el gigante tecnológico. 

 

Afortunadamente, la consultoría y optimización de licencias de Microsoft presentan soluciones eficientes a este desafío.  

 

¿Por qué necesita la consultoría de licenciamiento de Microsoft?

 

1. Perfilar a los usuarios de las soluciones Microsoft representa una actividad que requiere mucho tiempo, por ello, es normal que algunas empresas adquieran licencias E5 / E3 (licencias por volumen) para cada usuario dentro de su organización. Sin embargo, aunque puede ser necesario en algunos casos, es probable que no todos sus usuarios requieran una licencia completa.

 

2. La mayoría de los principales proveedores de software modifican sus derechos de uso de productos con regularidad; en el caso de Microsoft, estos cambios son mensuales. Sin embargo, aunque los clientes de licencias por volumen generalmente conservan los mismos derechos que recibieron cuando compraron la licencia, con los cambios frecuentes es difícil saber completamente cuándo es el momento de reajustar o renovar.

 

Otra razón importante para contratar el servicio de consultoría para soluciones Microsoft es cuando su empresa se enfrenta a la casi inevitable auditoría de cumplimiento. El derecho a auditar es una parte integral de cualquier contrato de licencia de software, y proveedores como Microsoft ejercen este derecho de forma rutinaria; la empresa suele imponer algún tipo de auditoría al menos una vez cada tres años. 

 

Este proceso se puede presentar de muchas formas y no significa necesariamente que se sospeche que el cliente no está cumpliendo con el licenciamiento; sin embargo, este debe pagar por la auditoría de software Microsoft si se descubre que las discrepancias son mayores al 5% de cumplimiento total.

 

Beneficios de la consultoría y la optimización de licencias Microsoft

 

Todos los aspectos mencionados hasta ahora implican un proceso manual con un poco de análisis de datos, desarrollo y requieren experiencia. Sin embargo, la consultoría de licencias Microsoft le proporcionará datos clave, automatización y una gestión de software eficaz.

 

La administración y optimización de licencias de Microsoft puede proveerle información que abarca el ciclo de vida completo de sus activos informáticos, lo que garantiza que sus estados de licenciamiento, ya sea en las instalaciones o en la nube, estén completamente optimizados y bajo control con respecto al costo, el cumplimiento y la complejidad.

 

De forma más específica, los beneficios que puede conseguir son:

 

• Obtener el máximo valor al costo mínimo por cada compra y renovación de Microsoft.

 

• Aumentar la flexibilidad estructurando las renovaciones de Microsoft y las nuevas adquisiciones.

 

• Identificar una hoja de ruta de abastecimiento interna de Microsoft que alinee sus requisitos actuales y futuros con la hoja de ruta de productos.

 

• Mejorar sus capacidades internas de gestión de activos de software al descubrir áreas de subutilización y sobreutilización de licencias.

 

• Detectar posibles incumplimientos de la licencia de software que podría llevar a una auditoría de Microsoft.

 

• Determinar una estrategia de negociación de Microsoft que le brinde más influencia y, al mismo tiempo, fortalezca la relación cliente-proveedor.

 

• Utilizar las políticas de licenciamiento de Microsoft a su favor.

Todos estos beneficios se los ayudamos a alcanzar en Softimiza, nuestros expertos lo apoyan con la gestión de su licenciamiento de software. Lo llevamos a comprender exactamente lo que tiene y quién en su empresa lo está usando. Además, maximizamos sus adquisiciones de licencias existentes para aprovechar al máximo la inversión.

Artículo tomado de Softimiza